崗位職責(zé)是什么
物業(yè)檔案崗位，是物業(yè)管理行業(yè)中一個(gè)至關(guān)重要的角色，主要負(fù)責(zé)管理和維護(hù)物業(yè)公司的各類檔案資料，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。
崗位職責(zé)要求
1. 具備良好的組織和分類能力，能高效地整理和歸檔各類文檔。
2. 熟悉物業(yè)管理相關(guān)法規(guī)，理解和掌握檔案管理規(guī)定。
3. 擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，注重細(xì)節(jié)，保證檔案的安全和保密。
4. 能熟練運(yùn)用辦公軟件，如電子表格、文檔處理等。
5. 具備一定的溝通技巧，能與各部門有效協(xié)作。
崗位職責(zé)描述
物業(yè)檔案崗位的日常工作涉及收集、整理、存儲(chǔ)和檢索物業(yè)項(xiàng)目相關(guān)的各種文件。這些文件可能包括業(yè)主信息、合同協(xié)議、設(shè)施設(shè)備記錄、維修保養(yǎng)報(bào)告等。該崗位需要定期更新檔案，確保信息的時(shí)效性，并對(duì)檔案進(jìn)行定期審查，以防止過(guò)期或無(wú)效文件的存在。
此外，檔案員還需建立和完善檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的有序性和易訪問(wèn)性。在遇到查詢請(qǐng)求時(shí)，能迅速、準(zhǔn)確地提供所需信息。在必要時(shí)，還需要參與內(nèi)部審計(jì)或外部檢查，證明檔案管理的合規(guī)性。
有哪些內(nèi)容
1. 日常檔案管理：接收和審核新產(chǎn)生的文件，分類歸檔，保持檔案室整潔有序。
2. 檔案錄入與更新：將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子版，更新電子檔案系統(tǒng)，確保信息同步。
3. 檔案檢索服務(wù)：響應(yīng)內(nèi)部員工或業(yè)主的查詢需求，提供快速、準(zhǔn)確的檔案查閱服務(wù)。
4. 檔案安全維護(hù)：執(zhí)行備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案安全；執(zhí)行保密制度，防止敏感信息泄露。
5. 檔案鑒定與銷毀：定期評(píng)估檔案價(jià)值，按照規(guī)定對(duì)無(wú)保留價(jià)值的檔案進(jìn)行安全銷毀。
6. 政策與法規(guī)遵守：熟悉并遵守國(guó)家及地方的檔案管理法規(guī)，確保公司檔案管理工作合規(guī)。
7. 系統(tǒng)優(yōu)化：持續(xù)改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，提升工作效率，確保檔案管理的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。
物業(yè)檔案崗位是物業(yè)管理的基石，通過(guò)專業(yè)、細(xì)致的工作，為公司的運(yùn)營(yíng)決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持，同時(shí)也保障了業(yè)主和租戶的權(quán)益。這一崗位的重要性不容忽視，其工作質(zhì)量直接影響到物業(yè)公司的服務(wù)質(zhì)量和管理水平。
物業(yè)檔案崗位職責(zé)范文
第1篇 物業(yè)公司稽核含會(huì)計(jì)檔案管理工作崗位職責(zé)
物業(yè)公司稽核(含會(huì)計(jì)檔案管理)工作崗位職責(zé)
第一條 負(fù)責(zé)審核各崗位編制的記帳憑證的合法合規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)性。
第二條 負(fù)責(zé)按標(biāo)準(zhǔn)整理并裝訂記帳憑證。
第三條 負(fù)責(zé)檢查各種歸檔的會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性。對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)檔案,有權(quán)要求相關(guān)人員重新整理、修改、裝訂。
第四條 負(fù)責(zé)保管、查閱裝訂成冊(cè)會(huì)計(jì)檔案,做好有關(guān)備查簿的登記工作,保證會(huì)計(jì)檔案的完整性。
第五條 負(fù)責(zé)定期向財(cái)務(wù)部經(jīng)理反映會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行情況。
第六條 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
第2篇 物業(yè)公司檔案管理員崗位職責(zé)（13）
物業(yè)公司檔案管理員崗位職責(zé)(十三)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》和上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針政策和規(guī)定,鉆研檔案業(yè)務(wù),提高檔案科學(xué)管理水平。
2、熟悉本公司的工作性質(zhì)與任務(wù),認(rèn)真收集、整理各種門類的檔案,確保檔案資料的完整性。
3、負(fù)責(zé)檔案的分類,編目、編制必要的檢索工具,做好檔案及資料的接收、登記、保管、借閱等服務(wù)工作。
4、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù),熟悉檔案的內(nèi)容和庫(kù)藏情況,做好編篡工作,主動(dòng)提供檔案信息。
5、對(duì)所保管的檔案、資料經(jīng)常進(jìn)行檢查和清理,做到庫(kù)房柜架整潔,做好防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)工作,確保檔案安全。
6、負(fù)責(zé)辦理檔案的鑒定和銷毀工作,對(duì)超出保管期限的檔案,提出存、毀意見(jiàn)。
7、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的《保密法》及公司保密制度,確保公司檔案的機(jī)密、安全,杜絕丟失和泄密事故的發(fā)生。
8、監(jiān)督、協(xié)助、指導(dǎo)各部門的檔案工作。
9、嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,為實(shí)現(xiàn)我公司檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化而盡職盡責(zé)。
10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
第3篇 物業(yè)檔案管理員崗位職責(zé)素質(zhì)要求
物業(yè)檔案管理員崗位職責(zé)及素質(zhì)要求
崗位名稱:檔案管理員
直接上級(jí):客戶服務(wù)中心主管
直接下級(jí):無(wú)
具體職責(zé):
1、對(duì)客服中心主管負(fù)責(zé),自覺(jué)遵守公司及物業(yè)管理中心的各項(xiàng)管理規(guī)定。
2、做好物業(yè)檔案管理工作,建立、建全檔案管理制度,按類別標(biāo)明,以便快速查找。
3、樹(shù)立業(yè)主至上的服務(wù)意識(shí),確保業(yè)主資料的完整、保密。
4、積極參加崗位知識(shí)學(xué)習(xí),堅(jiān)守崗位保證資料管理有序。
5、完成上級(jí)交辦的其它工作。
任職要求:
具有良好的職業(yè)道德、身體健康、溝通能力強(qiáng)、有一定的親和力,具有高度的責(zé)任感、事業(yè)心強(qiáng),具有一定的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)和豐富的專業(yè)知識(shí)。
第4篇 物業(yè)管理處檔案員崗位職責(zé)
管理處檔案員崗位職責(zé)
(此崗并入前臺(tái)接待崗)
1.0負(fù)責(zé)本部門檔案及管理處較重要檔案的管理工作,保證檔案的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和完整性。
2.0做好檔案的借閱管理工作。
3.0具體確定文件材料歸檔范圍和保管期限的劃分。
4.0參與承辦各類檔案的整理、鑒定、歸檔、銷毀工作。
5.0保證檔案資料質(zhì)量完好;確保案卷材料組合排列的條理性;保證案卷規(guī)格形式合乎有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求;案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。
6.0負(fù)責(zé)各類檔案的分類編目,以便查閱和利用。
7.0負(fù)責(zé)資料的安全與保密工作,對(duì)所管理檔案的丟失、損壞、泄密負(fù)責(zé)。
8.0檔案員應(yīng)熟悉公司檔案歸檔范圍,懂得分類編目,服務(wù)周到,書寫端正,字跡整齊。
9.0完成上級(jí)交辦的其它任務(wù)。
第5篇 某物業(yè)信息檔案管理員崗位職責(zé)
物業(yè)信息檔案管理員崗位職責(zé)
_負(fù)責(zé)管理處文書檔案管理工作,包括文秘、電腦、檔案、權(quán)籍、出納等工作;
_負(fù)責(zé)管理費(fèi)的收繳工作;
_負(fù)責(zé)管理處計(jì)算機(jī)應(yīng)用和辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作;
_負(fù)責(zé)管理處管理、技術(shù)、業(yè)戶檔案與資料的管理工作;
_負(fù)責(zé)與業(yè)戶權(quán)籍資料的管理工作;
_完成經(jīng)理交辦的其它工作。
第6篇 z物業(yè)檔案員崗位職責(zé)
信息員在物業(yè)管理處主任領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本部門檔案及管理處較重要檔案的管理工作,保證檔案的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和完整性。
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行管理處的方針政策和規(guī)章制度,完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作及臨時(shí)性任務(wù)。
2.及時(shí)準(zhǔn)確的做好各種檔案數(shù)據(jù)錄入工作,對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
3.負(fù)責(zé)管理處的文件打印和電腦設(shè)備操作員的培訓(xùn)。
4.認(rèn)真收集管理處所需的各種技術(shù)資料。
5.了解租戶對(duì)物業(yè)管理工作的意見(jiàn)和建議,定期做匯報(bào)。
6.負(fù)責(zé)管理檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表查詢、為有需要及有權(quán)限的人員提供服務(wù)。
7.宣傳《檔案法》,做好各種門類和各種載體(紙、相片、膠卷、磁帶、磁盤)文件材料的形成、積累、歸檔、修改補(bǔ)充和復(fù)印工作。
8.熟悉《檔案管理暫行辦法》,做好日常借閱管理工作。
9.參與承辦各類檔案的鑒定、銷毀工作。
10.具體確定文件材料歸檔范圍和保管期限的劃分。
11.保證案卷質(zhì)量完好;保證案卷材料組合排列的條理性;保證案卷規(guī)格形式合科有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求;案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。
12.負(fù)責(zé)各類檔案的分類編目和提供利用工具。
13.對(duì)所管理檔案的丟失、損壞、泄密負(fù)責(zé)。
14.熟悉企業(yè)檔案歸檔范圍,懂得分類編目,服務(wù)周到,書寫端正,字跡整齊。
15.完成上級(jí)交辦的其它任務(wù)。
第7篇 __物業(yè)綜合維修部資料檔案員崗位職責(zé)
物業(yè)綜合維修部資料檔案員崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)維修服務(wù)部文件資料的收集、整理、保存、管理。將工程施工維修的地點(diǎn)、部位、時(shí)間、施工方案等資料進(jìn)行收集、分類、保存、歸檔。負(fù)責(zé)工程會(huì)議記錄工作。
2、控制施工材料的材質(zhì),向施工隊(duì)要材質(zhì)試驗(yàn)單,檢查、試驗(yàn)所用材料是否合格并做好記錄,對(duì)不合格的材質(zhì)要及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào),對(duì)所用材料有控制權(quán)和監(jiān)督權(quán)。
3、參與工程質(zhì)量的檢查、驗(yàn)收工作,在進(jìn)行驗(yàn)收前先查驗(yàn)、接收施工單位的竣工資料,重點(diǎn)查驗(yàn)隱檢記錄、試驗(yàn)報(bào)告、材質(zhì)化驗(yàn)單和淋水、蓄水試驗(yàn)、電的滿負(fù)荷、水通球、暖氣試壓的試驗(yàn)記錄,查看資料是否齊全、是否真實(shí)。
4、整理竣工圖,查驗(yàn)施工單位是否按圖施工,竣工圖是否齊全,是否已整理并核實(shí)變更洽商是否在竣工圖上標(biāo)明。
5、整理好驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)所作各種試驗(yàn)和檢驗(yàn)記錄,將驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)的工程問(wèn)題進(jìn)行整理、記錄、歸檔,寫明問(wèn)題發(fā)生的部位、程度,以此作為結(jié)算的依據(jù)或檔案資料。
