有哪些
某公司的檔案管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：確保各類文件按其性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源、收集標(biāo)準(zhǔn)和時間，以及整理和歸檔的流程。
3. 檔案保管：規(guī)定檔案的存放環(huán)境、期限和安全措施，防止損壞或丟失。
4. 檔案利用：明確檔案的查閱權(quán)限、流程和借閱規(guī)定，保證檔案的有效利用。
5. 檔案信息化：推動檔案的電子化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲和檢索。
6. 檔案銷毀：設(shè)定檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保合規(guī)處理過期或無價值的檔案。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，各部門需按照規(guī)定執(zhí)行，確保檔案有序管理。
2. 檔案收集與整理：各部門需指定專人負(fù)責(zé)文件的收集，每月定期向檔案管理部門提交。檔案管理部門負(fù)責(zé)整理，確保文件完整無誤。
3. 檔案保管：檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的庫房內(nèi)，定期檢查環(huán)境條件。重要檔案需備份，以防意外。
4. 檔案利用：員工查閱檔案需填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員協(xié)助查閱。外單位借閱需提供正式函件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5. 檔案信息化：逐步將紙質(zhì)檔案掃描錄入系統(tǒng)，建立電子檔案庫。員工通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺查詢，提高效率。
6. 檔案銷毀：對到期或無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，并記錄備查。
上墻內(nèi)容
1. "檔案管理，人人有責(zé)。"
2. "檔案分類清晰，編碼準(zhǔn)確，便于查找。"
3. "保護(hù)檔案安全，如對待公司財產(chǎn)。"
4. "查閱檔案需授權(quán)，不得私自復(fù)制傳播。"
5. "電子化管理，提高工作效率。"
6. "過期檔案，合規(guī)銷毀，不留隱患。"
以上各項(xiàng)制度旨在規(guī)范檔案管理工作，提升公司運(yùn)營效率，全體員工需共同遵守，確保檔案的安全與有效利用。
某公司檔案管理制度范文
第1篇 某公司檔案管理制度
檔案管理制度
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第2篇 麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度
麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據(jù)為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級保管,分級查閱的原則。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé);二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可,綜合部可視情況保存財務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。
2、有關(guān)人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項(xiàng)目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案備案后半個月內(nèi),把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結(jié)的資料,但屬機(jī)密級以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報請分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個月市場調(diào)查報告,項(xiàng)目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章 )后,當(dāng)日即移交另一份售樓合同,和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價書對應(yīng)原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后,綜合部檔案室再將對應(yīng)的蓋有備案章 的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證,并最終將此合同移交給房管局。
7、招標(biāo)中心在第一時間將簽署完畢的對外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關(guān)的簽證單移交到財務(wù)部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,原則上公司應(yīng)保留兩份原件,財務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務(wù)部保存原件,綜合部保存復(fù)印件(售樓合同除外)。
9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時,應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理,屬機(jī)密級以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復(fù)印件。
第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并且每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定,人員變動應(yīng)及時通知綜合部檔案室,因工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(含部門)以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結(jié)、報告,和各種重要通知、通報,及各種公文、會議紀(jì)要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協(xié)議書、合同書,各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說明書。
5、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告,各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報告、資產(chǎn)評估報告。
7、公司各種管理規(guī)章 制度和人事檔案。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動,及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記,和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等。
13、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第四章 檔案的歸檔與立卷
第八條 檔案在形成過程中,經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負(fù)責(zé)收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔,任何單位和個人不得私自留存;經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存,綜合部以復(fù)印件歸檔,經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。
第十一條 各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況,設(shè)立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組
合在一起,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級印鑒,按保管期限和文件年限分開立卷。
第十四條 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地擬好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無任何金屬物。
第五章 檔案的分類與編號
第十五條 檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
第十六條 檔案分類與編號規(guī)則,見附表。
第六章 檔案的保管工作
第十七條 公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫房,庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條 件,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類編號,分卷裝訂成冊,保管要有條 理,主次分明,存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報綜合部負(fù)責(zé)人,重要問題應(yīng)及時上報總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作,妥善保管,謹(jǐn)防丟失,不得隨意轉(zhuǎn)借,或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室,非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,對檔案的機(jī)密內(nèi)容,要做到守口如瓶,嚴(yán)守職責(zé),不得傳播或泄露內(nèi)容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時,根據(jù)給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。
第七章 檔案的保管期限與密級
第二十二條 根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值,確定其保管期限和密級。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章 特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會及股東會紀(jì)錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)規(guī)章 制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
第二十四條 檔案密級
公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個等級,按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級,并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1、絕密文書含:相關(guān)政府批文、會計(jì)憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。
2、機(jī)密文書含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章 程、股東會及董事會會議紀(jì)要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會議紀(jì)要。
3、密文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。
4、普通文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第八章 檔案的借閱管理辦法
第二十五條 凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
第二十六條 借閱的檔案密級與領(lǐng)導(dǎo)簽批
公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。
借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可,方可借閱。
借閱公司人事、財務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復(fù)制,須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級檔案為三天;機(jī)密級以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書面證明,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可查閱無密級檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。
第九章 檔案的銷毀
第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的資料,對破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第三十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定,報分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),并進(jìn)行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式,嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。
第十章 罰則
第三十三條 有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
6、泄露公司檔
案機(jī)密者。
第十一章 附則
第三十四條 本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
第3篇 公司會計(jì)檔案管理制度
公司會計(jì)檔案管理制度范本
1.目的:會計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.會計(jì)檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。
3.2公司總經(jīng)辦、財務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
3.3各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.會計(jì)檔案范圍
4.1會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄和會計(jì)報表等會計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
4.2會計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計(jì)憑證。
4.3會計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會計(jì)帳薄。
4.4財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。
4.5財會電算化檔案:主要是存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會計(jì)資料。
4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料,會計(jì)檔案移交清冊,會計(jì)檔案保管清冊,會計(jì)檔案銷毀清冊等。
5.各單位每年形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計(jì)檔案保管清冊。
5.1當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
5.2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
6.會計(jì)檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會計(jì)資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財會資料時,應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。
6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
7.會計(jì)檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計(jì)檔案保管期限表附后)。
7.2會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7.4各單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
8.會計(jì)檔案的銷毀
8.1保管期滿的會計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
8.1.1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;
8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;
8.1.3銷毀會計(jì)檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;
8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
8.3正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
9.會計(jì)檔案的管理
9.1采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。
9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案,對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
9.6在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.7單位之間交接會計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。
9.7.1移交會計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;
9.7.2交接會計(jì)檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
公司會計(jì)檔案保管期限表(略)
10.附則:
10.1本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
第4篇 公司音像檔案管理制度4
公司音像檔案管理制度4
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司的音像檔案管理,特制訂本制度。
第二條公司的音像檔案是指公司各部門或個人在社會實(shí)踐活動中直接對公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等。音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明兩部分組成。
第三條音像檔案是公司全部檔案的重要組成部分,必須由檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理。
第二章音像檔案資料的收集
第四條反映公司主要職能活動、工作成果和存在問題的音像資料。
第五條各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動的音像資料。
第六條公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的音像資料。
第七條其他公司形成的與本公司有關(guān)的重要音像資料。
第八條其他具有保存價值的音像資料。
第九條音像檔案資料應(yīng)在形成后,一個月內(nèi)隨檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔,如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。
第十條檔案室應(yīng)隨時收集零散的具備保存價值的音像資料。
第十一條錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報銷。
第十二條一般只接收原件,特殊情況下也可以接收復(fù)制件。
第三章音像檔案的整理
音像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門協(xié)助。
第十三條照片檔案按年代、主題分類,同屬一類的照片按時間順序同時填寫其底片號,底片在卷宗內(nèi)編流水號,其格式為卷宗號上流水號。
第十四條錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類,按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄盤的應(yīng)視為一個案卷,編一案卷號,然后每盤再依次編排序號。
第十五條編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號。
第十六條保管期限。應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠度、有效性等因素,劃定保管期限。
第十七條文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
第十八條照片編制采用橫寫格式。其格式為照片底片號―文字說明―參照號―攝制時間―攝制者。
第十九條錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在盒套上標(biāo)注頁碼,然后按要求逐項(xiàng)填寫。
第四章音像檔案的保管
第二十條音像檔案入庫前要進(jìn)行檢查,對已被污損的要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。
第二十一條底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13~15℃之間,相對濕度應(yīng)在35%~45%之間;照片庫溫度應(yīng)保持在14~24℃之間,相對濕度應(yīng)保持在37.5%~67.5%之間;錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持在18~24℃之間,相對濕度應(yīng)保持在40%~60%之間。
第二十二條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁帶盒之間的間距不小于3毫米,存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十三條對庫存的照片檔案,每半年檢查一次。
第二十四條歸檔保存的音像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改,銷毀音像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔同意后,報主管審批并登記造冊。
第二十五條建立健全音像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好音像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)工作。
第二十六條本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。
第5篇 某某集團(tuán)公司檔案管理制度
某集團(tuán)公司檔案管理制度
第一條 范圍及職責(zé)
1、公司的各類規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財務(wù)審計(jì)資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1 財務(wù)部:各類財務(wù)報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責(zé)等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設(shè)計(jì)廣告、相關(guān)媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實(shí)施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計(jì)方案等;
2.5 商場
2.6 招商部:
2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類學(xué)員、教師管理制度等。
3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作,明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領(lǐng)導(dǎo),對于公司各部門重要機(jī)密資料,將由人事行政部專人復(fù)制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領(lǐng)導(dǎo)外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴(yán)禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復(fù)制,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、凡經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進(jìn)行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應(yīng)保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。
第6篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù),特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門或管理處+案卷號
如:2004/市場/001
2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號
如:2004/百事可樂/項(xiàng)目/001
3)財務(wù)類檔案:會計(jì)年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時,由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。
第7篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項(xiàng)活動、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
第8篇 某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
1、目的:
規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責(zé):
3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內(nèi)容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;
c)部門收發(fā)文記錄;
d)本部門形成的質(zhì)量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長檔案壽命;
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財務(wù)除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案,由總經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報部門負(fù)責(zé)人審核,由管理者代表審批后進(jìn)行銷毀,財務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。
4.9.3銷毀時應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關(guān)文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》
第9篇 x地產(chǎn)公司會計(jì)檔案管理制度
地產(chǎn)公司會計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,特制定本公司管理辦法。
第一條 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
一.會計(jì)憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計(jì)憑證。
二.會計(jì)賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計(jì)賬簿。
三.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括財務(wù)報表、附表、附表及文字說明,審計(jì)報告,其他財務(wù)報告。
四.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料,會計(jì)檔案移交清冊,會計(jì)檔案保管清冊,會計(jì)檔案銷毀清冊。
第二條 會計(jì)檔案的保存
一.會計(jì)憑證按憑證類型、月份及編號順序每月裝訂成冊,標(biāo)明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬主管),專人歸檔保存,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
二.會計(jì)報表應(yīng)分月、季、年度,按時歸檔,指定專人保管,并分類填制目錄。
三.會計(jì)檔案在財務(wù)部存放期為二年,二年后由資料員整理歸檔交公司檔案室保存。
第三條 會計(jì)檔案保管期限
一.會計(jì)憑證類:
1.原始憑證15年
2.記賬憑證15年
3.匯總憑證15年
二.會計(jì)賬簿類:
1.總賬15年
2.明細(xì)賬15年
3.日記賬15年(其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年)
4.固定資產(chǎn)卡片報廢清理后5年
5.輔助賬簿15年
三.財務(wù)報告類:
1.月、季度財務(wù)報告3年
2.年度財務(wù)報告永久
3.審計(jì)報告永久
四.其他類:
1、會計(jì)移交清冊15年
2、會計(jì)檔案保管清冊永久
3、會計(jì)檔案銷毀清冊永久
4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年
5、銀行對賬單5年
第四條 會計(jì)檔案的借用
一.財務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時,必須按制度順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù);
二.外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時,應(yīng)持有單位證明,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人同意后,方能由檔案人員接待查閱;
三.會計(jì)擋案一般禁止攜帶外出,如有特殊情況,需帶出或復(fù)制時,須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并限時歸還。
第五條 由于會計(jì)人員或會計(jì)機(jī)構(gòu)改變等原因而使會計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第10篇 電池公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度
電池有限公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度
一、為加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案管理,充分發(fā)揮環(huán)保檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《環(huán)境保護(hù)檔案管理暫行規(guī)定》,特制定本制度。
二、環(huán)保檔案主要指公司在環(huán)境管理監(jiān)測、科研、宣傳、教育等環(huán)境保護(hù)活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
三、環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護(hù)工作的重要組成部分,要將其納入本單位的環(huán)保發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃中。
四、為保證環(huán)保檔案完整、準(zhǔn)確、安全、有效地利用,要采用先進(jìn)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化。
五、檔案工作人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度,鉆研業(yè)務(wù),嚴(yán)格遵守黨和國家的保密規(guī)定,確保環(huán)保檔案的完整與安全。
六、借用環(huán)保檔案者應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任,不得擅自轉(zhuǎn)借,不得折疊、剪貼、抽取和拆散檔案,嚴(yán)禁在環(huán)保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。
七、歸檔的環(huán)境保護(hù)文件、材料要做到字跡工整、圖像清晰、簽字手續(xù)完備。
八、科研課題、環(huán)保工程和其它任務(wù)等,承辦單位應(yīng)將所形成的環(huán)境保護(hù)文件、材料按本制度的要求整理歸檔。
九、環(huán)保檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期和短期的環(huán)保檔案歸環(huán)保組管理,永久性的歸公司檔案室保管,環(huán)保組保存永久檔案的復(fù)印件。
十、本制度由公司環(huán)保組負(fù)責(zé)執(zhí)行。
第11篇 z公司檔案管理制度
公司檔案管理制度:
一、 文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項(xiàng)活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2. 各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、 其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
第12篇 某公司人力檔案管理制度
f公司人力檔案管理制度
1、檔案管理的目的:
1.1真實(shí)記錄員工各方面情況,作好動態(tài)的跟蹤把握,為人事運(yùn)用提供參考;
1.2保證人事信息,以備查閱;
2、檔案保管:人力部檔案必須專人專管
3、檔案范圍:人力部檔案包括電子版檔案和書面原始檔案;
3.1書面原始檔案包括:各種審批的人事手續(xù)、員工勞動合同、擔(dān)保書、體檢表、證件復(fù)印件、各種經(jīng)總經(jīng)理簽名的文件,與員工個人相關(guān)的文件要存一份在員工個人的檔案中;
3.2電子版檔案包括;
3.2.1每月五日前,分公司人力人員向總部人力部報如下表單:
表一:人力資源月報,詳見招聘錄用管理制度
表二:崗位圖
表三:培訓(xùn)時間匯總表(要求三日前報總部)(培訓(xùn)其他表詳見培訓(xùn)管理制度)
表四:考勤記錄表和考勤匯總表,詳見考勤管理制度
表五:社會保險繳費(fèi)明細(xì)表
表六:勞動合同簽署明細(xì)表
表七:工資表,詳見薪資管理制度
表八:員工獎懲記錄
表九:員工異動記錄表
3.2.2分公司人力部人員保管好如下電子版資料:
資料一:公司操作手冊電子版
資料二:個人操作手冊電子版
資料三:各期**文化
資料四:總部下發(fā)通知按下發(fā)部門、編號歸檔
資料五:總部下發(fā)的會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料
資料六:各月員工績效考核分
以上內(nèi)容為包括但不限于
5、檔案的查詢權(quán)限:
總經(jīng)理,副總經(jīng)理,總部人力部負(fù)責(zé)人能查詢所有員工的檔案,各分公司負(fù)責(zé)人和分公司人力部能查詢該分公司員工的檔案,其人員要查詢員工檔案必須經(jīng)人力部批準(zhǔn);
6、離職員工檔案處理:員工離職,檔案不得拿回,一般人員檔案,人力資源部保存半年以上,部門經(jīng)理級以上員工,保存一年以上。
7、員工個人檔案的管理
7.1如員工的工作進(jìn)行了跨公司的異動,編制發(fā)生了改變,在接到有關(guān)通知文件后三個工作日內(nèi),由編制所在公司人力部,將該員工的原始檔案復(fù)印一份在公司存檔,將原始檔案原件裝入文件袋,貼好封條,蓋好章,以郵寄的方式給將要調(diào)動的公司人力部;
7.2公司人力人員收到其它公司寄來的檔案后,必須檢查封條是否完好無損,再存檔;
第13篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、請求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第14篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度4
房地產(chǎn)公司檔案管理制度(四)
(一)主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
(二)檔案的管理機(jī)構(gòu)
1、文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2、各經(jīng)辦部門或個人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
3、檔案室主要職責(zé):
■制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
■對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
■做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
■做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
■提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
4、檔案的種類
■法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
■企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
■計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財務(wù)計(jì)劃等。
■總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
■批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
■憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
■證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
■匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
■聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
■技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
5、檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨(dú)立,但又相互制約。
6、檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
■立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
■立卷歸檔的時間
■凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
■對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
7、立卷歸檔的要求
■各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
■移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
■歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
■立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
■填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
■立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
■立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
■立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
■立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
■文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
■各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
■聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
8、檔案的借閱
■檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。
■各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
■檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
■對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。
■必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
■檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
■借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
9、檔案保密要求
■檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。
■檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。
■有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)
導(dǎo)批準(zhǔn)。
■有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
■對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
■外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
■檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
■企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
10、超期檔案的銷毀
■對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
■經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
■銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
11、檔案的保管
第15篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識,認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同保管價值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會議所形成的文件,包括會議通知、議程、名單、會議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會議紀(jì)要等由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集齊全(文件一式二份),在會議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒有批復(fù)的放在請示年立卷,跨年度計(jì)劃放在計(jì)劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會議文件放在開會年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號和頁號。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標(biāo)題要力求簡明扼要,準(zhǔn)確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。
二、財務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí),做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動時,應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購置嚴(yán)格執(zhí)行逐級審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報廢、轉(zhuǎn)讓、變價處理嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)報廢的程序和規(guī)定并及時上報相關(guān)主管部門。
(四)加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理,嚴(yán)防國有資產(chǎn)流失。
三、工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項(xiàng)目部任何部門、任何人向公司項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進(jìn)行備案,并對反饋信息及時歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度;凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對確已無保存價值的工程檔案,由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
第16篇 某某公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
一、安全生產(chǎn)檔案員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進(jìn)行管理。
2、負(fù)責(zé)對本公司安全資料的收集、整理及歸檔。
3、負(fù)責(zé)檔案資料的查詢、借閱、發(fā)放回收及文件的銷毀或隔離存放。
4、負(fù)責(zé)安全檔案的放火、防潮、防盜等。
5、保證安全檔案資料的安全,不得泄密。
二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容
安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括:安全檢查日志、安全會議紀(jì)要、各種設(shè)備的檢修、運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡報、每月生產(chǎn)記錄,測風(fēng)記錄、防墜實(shí)驗(yàn)記錄、各級部門檢查整改記錄、工傷事故分析會記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。
三、檔案文檔一般要求
1、字跡工整、書寫清楚,各種原始記錄封面做好標(biāo)識記錄。
2、破損文件材料要及時修復(fù)。
3、標(biāo)識簽署齊全。
4、按文件資料同組卷分類保存,跨年度資料按年月排列。
四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。
