體系文件管理制度(15篇)

體系文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，它涵蓋了企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)層面，包括但不限于政策制定、流程設(shè)計(jì)、職責(zé)分配、標(biāo)準(zhǔn)操作程序、記錄管理以及合規(guī)性監(jiān)控等方面。這一制度旨在確保企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)有序、高效、一致地進(jìn)行，同時(shí)也為企業(yè)內(nèi)外部審計(jì)提供清晰的依據(jù)。

包括哪些方面

1. 政策與策略：明確企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，制定相應(yīng)的政策，確保所有活動(dòng)與企業(yè)愿景和使命保持一致。

2. 組織架構(gòu)：定義各部門的職能和權(quán)限，以及員工的職責(zé)和角色。

3. 工作流程：詳細(xì)描述業(yè)務(wù)流程，從開始到結(jié)束，包括決策點(diǎn)、責(zé)任分配和時(shí)間表。

4. 標(biāo)準(zhǔn)操作程序（sop）：為日常任務(wù)提供明確的步驟指南，保證工作的質(zhì)量和效率。

5. 記錄管理：規(guī)定記錄的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、更新、檢索和銷毀流程，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。

6. 合規(guī)性：確保所有活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括質(zhì)量、安全、環(huán)保等方面的要求。

7. 審核與改進(jìn)：定期進(jìn)行內(nèi)部和外部審核，識(shí)別問題并推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)。

重要性

體系文件管理制度的重要性不言而喻，它：

1. 提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少錯(cuò)誤，提高工作效率。

2. 保證質(zhì)量：確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量穩(wěn)定，滿足客戶期望。

3. 風(fēng)險(xiǎn)管理：預(yù)防潛在問題，降低法律風(fēng)險(xiǎn)和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。

4. 促進(jìn)溝通：明確的職責(zé)和流程有助于部門間的溝通和協(xié)作。

5. 支持審計(jì)：為外部審計(jì)提供證據(jù)，證明企業(yè)的合規(guī)性和透明度。

方案

建立和完善體系文件管理制度應(yīng)采取以下步驟：

1. 需求分析：全面了解企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和法規(guī)要求，確定需要制定的文件類型。

2. 編寫初稿：由專業(yè)團(tuán)隊(duì)起草文件，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和實(shí)用性。

3. 內(nèi)部審查：各部門參與審查，確保文件內(nèi)容與實(shí)際工作相符。

4. 試行與反饋：在一定范圍內(nèi)試行新制度，收集反饋，進(jìn)行必要的調(diào)整。

5. 正式發(fā)布：經(jīng)過修改和完善后，正式發(fā)布并培訓(xùn)員工理解和執(zhí)行。

6. 持續(xù)監(jiān)控：定期評(píng)估制度的效果，及時(shí)更新和優(yōu)化。

在實(shí)施過程中，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極引導(dǎo)，鼓勵(lì)員工參與，確保制度的落地生根。也要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)員工遵守制度，共同構(gòu)建一個(gè)高效、有序的企業(yè)管理體系。

體系文件管理制度范文

第1篇 物業(yè)企業(yè)管理體系文件之總說明

物業(yè)企業(yè)管理體系文件總說明

一、體系文件的構(gòu)成及分類

生產(chǎn)、研發(fā)

一級(jí)文件

二級(jí)文件

三級(jí)文件

四級(jí)文件

對物業(yè)管理企業(yè)而言,公司的管理體系,基本可由以下四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財(cái)務(wù)管理體系。其分別對應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā);營銷;人事;財(cái)務(wù)五種基本職能。

文件體系分四個(gè)層次,管理手冊為一級(jí)文件,程序文件為二級(jí)文件,工作手冊為三級(jí)文件,企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為四級(jí)文件。

二、體系文件使用指南

質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件

我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認(rèn)證,符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。

質(zhì)量、環(huán)境手冊:iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn),適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別,企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點(diǎn),用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求,從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》章節(jié)號(hào)和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同,通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,將其進(jìn)行整合。《質(zhì)量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級(jí)文件,通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊》,可對物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。

程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識(shí)別,并告訴每個(gè)過程應(yīng)做什么、什么時(shí)間做、什么地點(diǎn)做、由誰來做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級(jí)文件。

接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質(zhì)量體系中的第三級(jí)文件,基本按專業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊詳細(xì)地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多),并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。

工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運(yùn)作程序。

支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級(jí)文件)?！斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容,《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),按三級(jí)保養(yǎng)詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)?！豆?jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。

清潔綠化手冊:實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。

安全護(hù)衛(wèi)手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應(yīng)急情況的處理,如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對護(hù)衛(wèi)員的職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說明。

應(yīng)急手冊:識(shí)別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故,并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。

服務(wù)手冊:廣義上講,物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱為服務(wù),可分為公共服務(wù)、專項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊中的服務(wù)是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動(dòng),客戶指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進(jìn)行專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)及會(huì)所管理的指導(dǎo)性文件。

人事行政管理體系

行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的,在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對外宣傳等。

人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識(shí)別、招聘、評(píng)估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說明。

財(cái)務(wù)管理體系

財(cái)務(wù)管理手冊:財(cái)務(wù)管理手冊是在嚴(yán)格按照國家財(cái)務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊,包括財(cái)務(wù)人員職責(zé)、財(cái)務(wù)管理、核算體制、各類費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等。

營銷管理體系

市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導(dǎo)性文件。

第2篇 某某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法

某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法

1 目的

運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制,從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。

2 適用范圍

適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。

3 職責(zé)

3.1 管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。

3.2 分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)人員編制。

3.3 管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。

3.4 分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。

4 實(shí)施程序

4.1 質(zhì)量體系文件的建立

4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。

4.1.2 管理處作業(yè)指導(dǎo)書

4.1.2.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。

4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行會(huì)審,分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審,總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。

4.1.2.3 質(zhì)量主管對文件進(jìn)行編號(hào)及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》。

a.編號(hào)方法為:

wi-sh(___)-__-___

順序號(hào)

文件類別號(hào)

上海分公司___管理處代碼

作業(yè)指導(dǎo)書代碼

文件類別號(hào)有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、

社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。

b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

4.1.2.4對于分公司各個(gè)部門的編號(hào)劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財(cái)務(wù)部,33-06為凱迪克大廈管理處。

4.1.3 物業(yè)管理方案

4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)編寫。

4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核,總經(jīng)理復(fù)審后報(bào)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。

4.2 質(zhì)量體系文件的修改

4.2.1 在質(zhì)量體系文件的建立過程中,對審核和批準(zhǔn)不通過的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫。

4.2.2 對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批,審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。

4.2.3 文件修改時(shí),由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經(jīng)原文件審批人員審批后,由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。

4.2.4 文件內(nèi)容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。

4.2.5 當(dāng)文件修改超過5次或修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)換版。

4.3 質(zhì)量體系文件的使用

4.3.1 作業(yè)指導(dǎo)書的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn),并對文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查,質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。

4.3.2 所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。

4.4 質(zhì)量體系文件的發(fā)放

4.4.1 質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時(shí),質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。

4.4.2 質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領(lǐng)用人簽名登記。

4.4.3 除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。

4.5 質(zhì)量體系文件的借閱

4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外,其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的批準(zhǔn),并填寫《文件借閱登記表》。

4.5.2借出和歸還文件時(shí),必須辦理清點(diǎn)手續(xù),由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對清楚。

4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。

4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應(yīng)措施,并追究當(dāng)事者責(zé)任。

4.6 質(zhì)量體系文件的保存

4.6.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書保存一份原件,作業(yè)指導(dǎo)書的電子文檔要做備份。

4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書原件存放于管理部文件架內(nèi),應(yīng)排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。

4.6.3 文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

4.6.4 作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部,不得自行銷毀。

4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,

但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。

5 質(zhì)量要求

所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。

6監(jiān)督檢查

總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

7改進(jìn)分析

本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時(shí)修改,以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。

8記錄、標(biāo)識(shí)

8.1 《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》

8.2 《文件借閱登記表》

8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》

8.4 《作廢文件保存清單》

8.5 《文件修改狀態(tài)頁》

8.6 《體系文件目錄》

8.7 《體系文件修改申請單》

第3篇 物業(yè)管理體系文件內(nèi)部審核程序

物業(yè)綜合管理體系文件內(nèi)部審核程序

1.目的:確保管理體系有效實(shí)施、保持和改進(jìn)。

2.范圍:管理體系所覆蓋的所有區(qū)域。

3.職責(zé):

4.操作規(guī)程:

工作流程圖說明記錄

1、品質(zhì)管理部編制《年度內(nèi)審計(jì)劃》(每年至少一次),包括:確定審核目的、范圍、依據(jù)、頻次、辦法、受審部門、內(nèi)審時(shí)間,上報(bào)管理者代表審核。

2、管理者代表簽署意見后報(bào)公司總經(jīng)理審批。

3、當(dāng)組織機(jī)構(gòu)管理體系發(fā)生重大變化、法律法規(guī)及其它外部要求變更等情況發(fā)生時(shí),由管理者代表及時(shí)組織進(jìn)行內(nèi)部審核。

4、內(nèi)審組長和內(nèi)審組成員由管理者代表任命。

5、內(nèi)審組長編制本次《審核實(shí)施計(jì)劃》,包括:審核組成員、時(shí)間、地點(diǎn)、受審部門、審核要點(diǎn)、審核報(bào)告分發(fā)范圍、日期等,交管理者代表審核,報(bào)公司總經(jīng)理審批。

6、內(nèi)審組長組織編寫《內(nèi)審檢查表》,包括:審核項(xiàng)目、依據(jù)、方法等。

7、內(nèi)審組長于內(nèi)審實(shí)施前10天通知受審部門。

8、受審部門如有異議,應(yīng)于內(nèi)審前3天通知內(nèi)審組長。

9、內(nèi)審的首次會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組成員及各部門負(fù)責(zé)人參加,與會(huì)者簽到并將會(huì)議記錄在公司品質(zhì)管理部歸檔。

10、首次會(huì)議內(nèi)容:由組長介紹內(nèi)審目的、范圍、依據(jù)、方式、組員、日程等。

11、首次會(huì)議后應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場審核,并將管理體系運(yùn)行效果及不符合項(xiàng)記錄在《內(nèi)審檢查表》中。

12、內(nèi)審組需每日召開內(nèi)審會(huì)議,對當(dāng)日的審核情況進(jìn)行核對。

13、現(xiàn)場審核結(jié)束后,審核組長召開內(nèi)審小組審核會(huì)議,對審核結(jié)果進(jìn)行全面分析,確定不合格項(xiàng),填寫《不合格項(xiàng)分布表》。

14、審核組長于一周內(nèi)完成《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》,報(bào)告內(nèi)容包括:審核目的、范圍、方法、依據(jù)、審核組成員、受審核方代表名單、審核計(jì)劃實(shí)施情況、不合格項(xiàng)分布情況分析、不合格數(shù)量及嚴(yán)重程度、存在的主要問題分析、對體系的有效性、符合性的結(jié)論及今后應(yīng)改進(jìn)的地方。

15、將此報(bào)告交管理者代表審核,上報(bào)公司總經(jīng)理審批。

16、召開內(nèi)審末次會(huì)議,公司領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組成員及各部門領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)并簽到、公司品質(zhì)管理部將會(huì)議紀(jì)錄存檔。

17、會(huì)上內(nèi)審組組長通報(bào)檢查結(jié)果,宣讀《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》,提出完成糾正措施的要求及日期。

18、公司品質(zhì)管理部將《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》發(fā)放到各相關(guān)部門,并將內(nèi)審結(jié)果提交公司管理評(píng)審。

《審核實(shí)施計(jì)劃》 c_8.2-02-f01-01

《內(nèi)審檢查表》 c_8.2-02-f02-01

《不合格項(xiàng)分布表》 c_8.2-02-f03-01

《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》c_8.2-02-f04-01

第4篇 物業(yè)綜合管理體系文件控制程序

物業(yè)綜合管理體系文件的控制程序

1.目的:按綜合管理體系的要求對文件進(jìn)行有效的控制。

2.范圍:所有綜合管理體系文件

3.職責(zé):

4.操作程序:

工作流程圖說明記錄

1、綜合管理體系文件要加蓋受控文件印章。

2、文件的發(fā)放由品質(zhì)管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé),并在《文件發(fā)放(回收)登記表》中登記備案。

3、當(dāng)綜合管理體系文件持有者調(diào)離崗位或離開公司時(shí)需辦理交還手續(xù)。

4、綜合管理體系文件的修改,由建議人填寫《文件更改申請表》,上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。

5、主管領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見后至品質(zhì)管理部

6、品質(zhì)管理部根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的修訂意見,將全部受控的原綜合管理體系文件實(shí)施文字處理。

7、手冊的更改采用換頁形式。

8、修訂完成后的綜合管理體系文件由品質(zhì)管理部按規(guī)定范圍重新發(fā)放。

9、對于失效的文件由品質(zhì)管理部及時(shí)收回,并在《文件銷毀審批表》予以記錄。

10、若因任何原因而保留失效文件時(shí)應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識(shí)。

11、對于作廢文件由相關(guān)部門填寫《文件銷毀審批表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷毀?！段募l(fā)放(回收)登記表》c_4.2.3-01-f01-01

《文件更改申請表》c_4.2.3-01-f03-01

《文件銷毀審批表》 c_4.2.3-01-f07-01

第5篇 物業(yè)質(zhì)量體系文件-出入口管理辦法

物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理體系文件

--出入口管理辦法

1.目的

對小區(qū)(大廈)出入口進(jìn)行有效控制,維護(hù)管理服務(wù)區(qū)域的正常秩序。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責(zé)

職務(wù)/崗位工作內(nèi)容

部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)出入口安全管理工作的全面指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

安全主管/主辦負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體組織、落實(shí)、培訓(xùn)考核。

安全班長負(fù)責(zé)出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。

安全管理員負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體實(shí)施。

4.方法和過程控制

4.1 對普通來訪人員的管理

4.1.1 各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點(diǎn),在確保管理服務(wù)區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對普通來訪人員的管理辦法:

a.凡進(jìn)入封閉或半封閉式管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經(jīng)業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進(jìn)入。離開時(shí),封閉式管理服務(wù)區(qū)域需登記離去時(shí)間,半封閉式管理服務(wù)區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。

b.對開放式管理的管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對行跡可疑的人員,安全員要及時(shí)采取妥善的方法進(jìn)行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。

4.1.2 禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對象的外來人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險(xiǎn)品進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。

4.1.3如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時(shí)停留,出入口崗或中心應(yīng)通知相關(guān)崗位核實(shí)情況,如發(fā)生異常情況及時(shí)按《突發(fā)事件處理程序》處理。

4.1.4 管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的所有設(shè)施、游樂場地,只為住戶開放,安全員應(yīng)禁止外來人員使用,避免其損壞公共設(shè)施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。

4.1.5安全員對來訪人員進(jìn)行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭執(zhí)或沖突,應(yīng)及時(shí)通知中心或上級(jí)協(xié)調(diào)解決,同時(shí)注意保護(hù)現(xiàn)場。

4.2 執(zhí)行公務(wù)人員的管理

4.2.1 執(zhí)行公務(wù)的執(zhí)法人員因公進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,相應(yīng)崗位的安全員應(yīng)請其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)人接獲此信息后立即致電對方單位核實(shí)身份,同時(shí)安排人員陪同前往。

4.2.2 執(zhí)行公務(wù)人員對管理服務(wù)區(qū)域業(yè)主房屋進(jìn)行搜查應(yīng)請其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應(yīng)請其列出清單雙方簽字確認(rèn)。

4.2.3 外地執(zhí)法人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,除上述內(nèi)容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應(yīng)部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實(shí)后方可放行。

4.2.4 執(zhí)行公務(wù)的其它部門的國家公務(wù)員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。

4.2.5執(zhí)行公務(wù)人員因公務(wù)保密或其他特殊原因不能明示公干目的時(shí),當(dāng)值安全員必須及時(shí)聯(lián)系部門經(jīng)理,由部門經(jīng)理或其指定授權(quán)人視具體情況處理。

4.3 物資放行的管理

4.3.1物資搬運(yùn)時(shí),須到管理處或授權(quán)部門辦理申請手續(xù),申請人需按要求填寫《物資搬運(yùn)放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運(yùn)人在《物資搬運(yùn)放行條》上簽名,經(jīng)手人員除查驗(yàn)申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認(rèn)。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負(fù)責(zé)人或申辦人員辦理,經(jīng)手人員須查驗(yàn)身份證及臨時(shí)出入證或業(yè)主委托書。

4.3.2經(jīng)手人還須與管理處出納員核對,追收尚未交納的各項(xiàng)費(fèi)用并簽字認(rèn)可;出納不當(dāng)班或外出時(shí),應(yīng)將尚未交納費(fèi)用的住戶及其費(fèi)用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認(rèn)可,手續(xù)完善后方可放行。

4.3.3 由安全員核實(shí)所搬貨物與申請內(nèi)容是否相符。安全員負(fù)責(zé)記錄、核對搬運(yùn)車輛的牌號(hào)、司機(jī)身份證號(hào)或駕駛證號(hào)、姓名、單位或住址等并請其簽字,手續(xù)完善后予以放行。

4.4 施工人員的管理

4.4.1 所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時(shí)出入卡》進(jìn)出管理服務(wù)區(qū)域。

4.4.2 安全員在檢查《人員臨時(shí)出入卡》時(shí)應(yīng)核對房號(hào)、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。

4.4.3 若出入證丟失或過期,施工人員應(yīng)到管理處補(bǔ)辦證件或延期后方可進(jìn)入施工現(xiàn)場。

4.4.4 所有施工裝修人員必須嚴(yán)格按照《裝修管理責(zé)任書》的內(nèi)容進(jìn)行操作。如有違章,安全員有權(quán)進(jìn)行制止或停水停電,需延時(shí)加班的裝修須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)行。

4.4.5管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)政府配套公共設(shè)備設(shè)施施工,施工人員應(yīng)在管理處辦理相應(yīng)手續(xù),經(jīng)部門經(jīng)理或相關(guān)專業(yè)人員同意后方可施工。

4.4.6服務(wù)供方人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進(jìn)入。

4.5 公司內(nèi)部人員的管理

4.5.1 公司員工憑工牌進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,應(yīng)自覺服從安全員的治安管理,身份核實(shí)后,可不作登記。

4.5.2公司員工在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。

4.6 參觀人員的管理

4.6.1 所有的參觀人員必須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)入,同時(shí)管理處須派人陪同。

4.6.2 引導(dǎo)進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護(hù)環(huán)境,愛護(hù)公物。

4.6.3 勸止參觀人員在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的高聲談?wù)?引導(dǎo)其自覺遵守公共秩序。

4.6.4 請參觀人員在指定范圍內(nèi)活動(dòng),按指定路線行走,未經(jīng)允許應(yīng)阻止攝像和照相。

4.7 特殊來訪人員的管理

4.7.1 認(rèn)真、細(xì)致、全面的做好接待工作。

4.7.2 各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經(jīng)過崗位時(shí)致軍禮。

4.7.3 注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。

4.8 對推銷、發(fā)廣告人員的管理

4.8.1 凡推銷人員、廣告人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域必須事先與顧客有約,并進(jìn)行登記后方可進(jìn)入。

4.8.2可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進(jìn)行糾正或勸其離開管理服務(wù)區(qū)域。

4.8.3 對推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時(shí),可對其身份進(jìn)行驗(yàn)證或向?qū)Ψ絾挝贿M(jìn)行證實(shí),如沒有合法身份,可交派出所處理。

4.8.4 對每一位外來人員都應(yīng)友善、禮貌的對待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應(yīng)立

即請班長或主管進(jìn)行協(xié)助調(diào)解,把糾紛控制在可處理范圍。

5.質(zhì)量記錄和表格

gzwy7.5.1-a01-02-f1《物資搬運(yùn)放行條》

gzwy7.5.1-a01-02-f2 《來訪人員情況登記表》

gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人員臨時(shí)出入卡》

第6篇 質(zhì)量環(huán)境安全管理體系文件

物業(yè)公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全管理手冊

--質(zhì)量/環(huán)境/安全管理體系文件

1.0 總則

公司根據(jù)iso9001:2000、iso14001:1996、ohsas18001:1999標(biāo)準(zhǔn)的要求,結(jié)合公司內(nèi)部管理的實(shí)際情況,建立和維持文件化的質(zhì)量/環(huán)境/安全管理體系,以保證公司物業(yè)管理服務(wù)能有效滿足規(guī)定的要求,向顧客提供滿意的服務(wù),除iso9001:2000標(biāo)準(zhǔn)中的7.3 設(shè)計(jì)和/或開發(fā)條款外,其它要求將全部適用于本公司的業(yè)務(wù)并在管理體系文件中體現(xiàn)。

2.0 文件結(jié)構(gòu)

2.1 質(zhì)量/環(huán)境/安全體系文件是其管理體系的書面描述,體系文件規(guī)定了對影響服務(wù)質(zhì)量、環(huán)境因素、安全風(fēng)險(xiǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施控制。

2.2 體系文件和資料分以下五個(gè)層次:

第一層:質(zhì)量/環(huán)境/安全管理手冊

第二層:程序文件(包括通用程序文件、質(zhì)量管理程序文件、

環(huán)境管理程序文件、職業(yè)安全衛(wèi)生管理程序文件)

第三層:作業(yè)指導(dǎo)書(保安、消防、機(jī)電,清潔、綠化等)

第四層:質(zhì)量記錄、表格

第五層:相關(guān)法律、法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工程圖紙圖樣、技術(shù)資料等

3.0 職責(zé)

總經(jīng)理批準(zhǔn)管理手冊、物業(yè)管理方案與程序文件,并保證其有效運(yùn)行;管理者代表全面負(fù)責(zé)體系建立、運(yùn)行與維持,并批準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書;部門經(jīng)理審核作業(yè)指導(dǎo)書,并完成管理體系所規(guī)定的相關(guān)職責(zé)。

4.0 程序概況

4.1 本公司按iso9001:2000、iso14001:1996、ohsas18001:1999標(biāo)準(zhǔn)建立了符合本公司實(shí)際情況的文件化質(zhì)量/環(huán)境/安全體系并規(guī)定各級(jí)組織結(jié)構(gòu)與各部門職責(zé)及對應(yīng)各體系要素的支持性程序。

a、質(zhì)量/環(huán)境/安全管理手冊

是公司各項(xiàng)質(zhì)量/環(huán)境/安全活動(dòng)必須遵循的總綱,是管理體系運(yùn)行中長期遵

循的綱領(lǐng)性文件。

b、程序文件

公司對所有影響管理的活動(dòng)都編制了工作程序,是管理手冊中活動(dòng)要求的具體體現(xiàn),也是公司質(zhì)量/環(huán)境/安全管理活動(dòng)涉及的過程的控制和管理文件。

c、作業(yè)指導(dǎo)書

作業(yè)指導(dǎo)書是描述具體服務(wù)的過程、方法、服務(wù)規(guī)范。是運(yùn)作程序文件的補(bǔ)充和支持性文件。

d、質(zhì)量/環(huán)境/安全管理記錄表格

用于記錄質(zhì)量/環(huán)境/安全管理活動(dòng)的文件

4.2 管理者代表確保體系文件的準(zhǔn)確性與完整性,而且使之處于有效的控制中。

4.3 各部門經(jīng)理應(yīng)使本部門員工理解與實(shí)施文件中的相應(yīng)內(nèi)容,保證管理體系的有效運(yùn)行。

5.0 支持性文件

5.1 《外來文件控制程序》(___-tp-04)

5.2 《體系文件資料控制程序》(___-tp-01)

5.3 《法律法規(guī)管理程序》(___-tp-03)

第7篇 物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序

物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序

1 目的

對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。

2 范圍

適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3 職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。

3.2副總經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實(shí)。

3.3管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊和程序文件。

3.4物業(yè)部是文件的主責(zé)部門并負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審及修改和資源提供。

3.5各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。

3.6各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。

4 程序

4.1 文件分類及保管

4.1.1 質(zhì)量手冊和程序文件由綜合部備案保存。

4.1.2 第三級(jí)文件可分為兩類:

a)部門崗位職責(zé),由各相關(guān)部門自行保存并報(bào)綜合部備案存檔;

b)其他質(zhì)量文件:可以是針對特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等,文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。

4.1.3 公司級(jí)管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策,法規(guī)文件等及管理標(biāo)準(zhǔn)(部門管理制度等)部門質(zhì)量記錄文件等,由綜合部保存。

4.1.4 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等),由工程科保存。

4.2 文件的編號(hào)

4.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)

a)質(zhì)量手冊:

質(zhì)量手冊縮寫代號(hào):zlsc一版次,手冊中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。

例如:zlsc一2001a,表示公司質(zhì)量手冊20__年第a版。

b)程序文件縮寫代號(hào): c_一版次,程序中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。

例如:c_41一2001a,表示公司第四章第一個(gè)程序文件2001年第a版。

c)質(zhì)量記錄:主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號(hào)一記錄編號(hào)

例如:bg一5.6一01,表示物業(yè)部在程序文件中第5.6章《管理評(píng)審控制程序》中的第1個(gè)質(zhì)量記錄文件。

c)各部門其他質(zhì)量文件:部門代碼-文件順序號(hào)-年號(hào)

例如:gc-05-2001,表示工程科于2001年發(fā)放的第5號(hào)文件。

4.2.2 各部門代號(hào)規(guī)定如下:

物業(yè)部:bg;工程科:gc;服務(wù)中心:fw。

4.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放

文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn),以確保文件是適宜的和充分的:

質(zhì)量手冊由物業(yè)部負(fù)責(zé)組織編寫,由管理者代表審核,上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布,由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;

程序文件由各部門負(fù)責(zé)組織編寫,由管理者代表審核,上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布,由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;

各部門崗位質(zhì)量職責(zé)由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;

應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相應(yīng)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.4文件的受控狀況

文件分為受控和非受拄兩大類,凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章,并注明分發(fā)號(hào)。

4.5文件的更改

a)質(zhì)量手冊由物業(yè)部組織更改,填寫《文件更改申請》,經(jīng)管理者代表審核,上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改,由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄;

b)其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》,經(jīng)原審批部門審批,再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料;

c)所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。

d)應(yīng)能識(shí)別所有文件的修訂狀態(tài),如采用控制清單、修訂一覽表及標(biāo)識(shí)的方式等。

4.6文件的領(lǐng)用

a)文件使用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。

b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號(hào)不變,并收回相應(yīng)舊文件;因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效;發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

4.7文件的保存、作廢與銷毀

4.7.1 文件的保存

a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識(shí)別、清晰可辯、分類存放在干燥通風(fēng),安全的地方;

b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。

c)對受控文件,各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個(gè)月應(yīng)將清單副本報(bào)綜合部備案,如內(nèi)容沒有變化,應(yīng)通知物業(yè)部;

d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準(zhǔn)私自外借,確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。

4.7.2文件的作廢與銷毀

a)所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出,并標(biāo)注作廢字樣,確保防止作廢文件的非預(yù)期使用;

b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí);

c)對要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。

4.7.3文件的復(fù)制

復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)。

4.8 外來文件的控制

4.8.1 收到外來文件的部門,需識(shí)別其適用性,并控制分發(fā)以確保其有效。

4.8.2 工程科負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,統(tǒng)一編號(hào)、加蓋受空印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。

4.8.3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入部門受控文件清單,并報(bào)物業(yè)部備案。

4.9 每年半年由物業(yè)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審,各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審,必要時(shí)予以修改,執(zhí)行4.5條款規(guī)定。

4.10 對承載媒體不是紙張的文件的

控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

4.11 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。

5 相關(guān)文件

5.1《質(zhì)量記錄控制程序》。

6 質(zhì)量記錄

6.1《文件發(fā)放、回收記錄》。

6.2《部門受控文件清單》。

6.3《文件更改申請》。

第8篇 物業(yè)公司質(zhì)量管理體系文件控制程序

物業(yè)公司質(zhì)量管理體系文件控制程序

1.目的

對質(zhì)量管理體系的文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理與有效的控制,以確保使用質(zhì)量管理體系文件的部門均能得到相應(yīng)文件的有效版本。

2.范圍

本程序適用于對公司質(zhì)量管理體系文件的控制。

3.職責(zé)

3.1質(zhì)量手冊、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.2管理者代表批準(zhǔn)其他文件。

3.3全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進(jìn)行質(zhì)量管理體系文件的編寫。

3.4全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理。

4.工作內(nèi)容

4.1編寫與審批

4.1.1質(zhì)量手冊,全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員編寫,管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)。

4.1.2程序文件,管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。

4.1.3服務(wù)工作規(guī)范,各部門負(fù)責(zé)審核,由管理者代表批準(zhǔn)。

4.2文件的標(biāo)識(shí)

4.2.1編號(hào)

4.2.1.1記錄表格除注明名稱外,在右上方注明標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)加j及序號(hào),如《收發(fā)文登記表》4.2.3-j-01;

4.2.1.2程序文件和工作規(guī)范的編號(hào)直接寫上要素號(hào);

4.2.1.3如某要素有多個(gè)文件時(shí),在后面加注序號(hào),如《裝修監(jiān)管工作規(guī)范》7.5.1-04。

4.2.2封面標(biāo)識(shí)

4.2.2.1版本使用英文字母:a版表示第一版;b版表示第二版,以下類推;

4.2.2.2分發(fā)號(hào),分發(fā)文件時(shí)注明分發(fā)號(hào)碼。

4.2.3頁眉和頁腳

右邊:文件版本號(hào)+修改次數(shù),如:a/0、a/1、b/0、b/1;左邊:

文件類型,如:質(zhì)量手冊、程序文件、服務(wù)工作規(guī)范;頁面底端

居中:頁碼,如:1。

4.3文件受控

4.3.1受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋受控文件印章;

4.3.2非受控文件,發(fā)給本組織外的質(zhì)量手冊為非受控文件,不收回,不負(fù)責(zé)修改。

4.4文件發(fā)放與回收

4.4.1文件的發(fā)放、回收都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.4.2如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.5文件保管與復(fù)印

4.5.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補(bǔ)發(fā)。

4.5.2使用人一旦離開公司,應(yīng)將其文件交回公司。

4.5.3分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負(fù)責(zé)人為保管第一責(zé)任人,應(yīng)按規(guī)定做好部門內(nèi)部文件發(fā)放范圍的控制,須復(fù)印文件時(shí),必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后才可復(fù)印,并將分發(fā)號(hào)填寫在《收發(fā)文件登記表》中。

4.6文件評(píng)審與修改

4.6.1文件每年在管理評(píng)審會(huì)上進(jìn)行評(píng)審,必要時(shí)做出修改決定。

4.6.2文件需要更改時(shí),應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人書面向全面質(zhì)量管理辦公室反映。

4.6.3全面質(zhì)量管理辦公室根據(jù)評(píng)審會(huì)決議及部門負(fù)責(zé)人的反映情況,組織人員對文件進(jìn)行修改,修改內(nèi)容由管理者代表批準(zhǔn)。

4.6.4修改方式

4.6.4.1大改,即絕大部分內(nèi)容需要修改時(shí),由全面質(zhì)量管理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行換版修改;

4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改時(shí),由全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進(jìn)行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù);

4.6.4.3小改,即原文件個(gè)別內(nèi)容需要修改時(shí),由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。

4.6.5小改與中改在文件發(fā)放時(shí),需填寫《文件更改通知單》。

4.7文件作廢

4.7.1凡經(jīng)修改后無效的文件一律作廢,由部門進(jìn)行作廢處理。

4.7.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上蓋上作廢留用章。

4.8外來文件

4.8.1全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)收集物業(yè)管理的有關(guān)法律法規(guī),進(jìn)行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。

4.8.2全面質(zhì)量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件編成《外來文件清單》,以提供員工借閱時(shí)的檢索,并以此作為有效版本的控制手段。

5.相關(guān)文件

無

6.記錄表格

6.1《收發(fā)文件登記表》(4.2.3-j-01)

6.2《文件更改通知單》(4.2.3-j-02)

6.3《外來文件清單》(4.2.3-j-03)

第9篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理工作程序

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序

1.0目的

對質(zhì)量管理體系文件予以控制,確保在使用時(shí)可獲得有關(guān)版本的適用體系文

件。

2.0適用范圍

適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對公司質(zhì)量管理體系文件的評(píng)審和批準(zhǔn)。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)對公司質(zhì)量管理體系文件的總體控制。

3.3辦公室負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。

3.4各部門負(fù)責(zé)管理本部門持有的質(zhì)量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。

4.0 過程識(shí)別

5.0 行為準(zhǔn)則

a)文件應(yīng)清晰,便于識(shí)別,發(fā)布前得到批準(zhǔn);

b)外來文件應(yīng)識(shí)別并控制其發(fā)放;

c)使用文件場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本;

d)對作廢文件做出標(biāo)識(shí)或隔離,防止非預(yù)期使用;

e)手冊(含程序)發(fā)布或換版時(shí)應(yīng)先評(píng)審、批準(zhǔn)后發(fā)布;

f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確?？勺R(shí)別.

6.0 程序

6.1 文件分類

6.1.1 質(zhì)量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄表式等由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫、修改和管理;

6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報(bào)批并控制分發(fā).

6.2 文件編目及標(biāo)識(shí)

6.2.1 為確保文件的唯一性,公司做出規(guī)定:

a)質(zhì)量手冊:鄭州-y_-2002表示:××市××公司質(zhì)量手冊20__年版.每頁a-0表示a版第0次修改.

b)質(zhì)量記錄:jl-8.3-01表示質(zhì)量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個(gè)記錄.

6.3 文件控制

-編制文件應(yīng)收集企業(yè)背景資料并按iso9000系列標(biāo)準(zhǔn)要求編審;

-所有支持體系過程的文件發(fā)布前得到批準(zhǔn),確保適應(yīng)性;

-文件發(fā)放由主管部門登記編號(hào)并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放;

-文件印制或復(fù)印應(yīng)確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態(tài);

-手冊管理執(zhí)行質(zhì)量手冊管理規(guī)定;

-主管部門擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;

-文件發(fā)放時(shí)在可能情況下及時(shí)收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場所持有文件的唯一性和有效性;

-用于參改的作廢文件或備用文件做出標(biāo)識(shí)或單獨(dú)存放.

6.4 文件更改

6.4.1 質(zhì)量手冊程序修改,由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),手冊修改量大可采取換頁、修改頁數(shù)超過三分之一應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā).換版應(yīng)評(píng)審后由總經(jīng)理批準(zhǔn).

6.4.2 技術(shù)文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),如需改換文件修改部門,該部門應(yīng)獲得文件編制的原背景資料.

6.5 文件使用與保管

1)文件領(lǐng)用時(shí),領(lǐng)用人應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字;

2)文件分發(fā)范圍由主管領(lǐng)導(dǎo)審批;

3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識(shí)別;

4)妥善保管文件,放在通風(fēng)、干燥、安全的地方;

5)文件可以是書面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;

6)文件作廢銷毀應(yīng)有管理者代表批準(zhǔn).

7.0 相關(guān)文件

7.1 記錄控制程序

7.2 管理策劃控制程序

7.3 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃(施工組織設(shè)計(jì))管理程序

8.0 記錄

8.1 文件發(fā)放回收記錄

8.2 部門要控文件清單

8.3 文件更修改申請單

第10篇 物業(yè)管理公司體系文件控制程序

物業(yè)管理公司體系文件控制程序

1.目的

為質(zhì)量管理體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。

2.范圍

適用公司各管理處/部門對質(zhì)量管理體系文件的管理和控制。

3.職責(zé)

3.1 相關(guān)部門/崗位職責(zé)

部門/崗位工作內(nèi)容頻次/時(shí)間

總經(jīng)理審批《質(zhì)量手冊》2個(gè)工作日

管理者代表審核《質(zhì)量手冊》、審批程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和《體系文件下發(fā)明細(xì)》2個(gè)工作日

品質(zhì)管理部經(jīng)理審核程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、《體系文件下發(fā)明細(xì)》,審批質(zhì)量記錄表格5個(gè)工作日

管理處/部門負(fù)責(zé)人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請

負(fù)責(zé)保管本管理處/部門領(lǐng)用的體系文件2個(gè)工作日

持續(xù)

品質(zhì)管理部保管體系文件正本及培訓(xùn)

檢查監(jiān)督各管理處/部門體系文件受控、執(zhí)行情況5個(gè)工作日內(nèi)

及時(shí)

各部門對本部門員工進(jìn)行培訓(xùn)及文件控制、執(zhí)行文件發(fā)放后7個(gè)工作日內(nèi)培訓(xùn)

3.2 文件編制、更改、審核、審批權(quán)限

文件類別編制權(quán)限更改權(quán)限審核權(quán)限審批權(quán)限

質(zhì)量手冊品質(zhì)部經(jīng)理部門主管以上人士管理者代表總經(jīng)理

程序文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

作業(yè)指導(dǎo)文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

質(zhì)量記錄表格具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理

體系文件下發(fā)明細(xì)品質(zhì)部人員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

注:1、審核、審批人不得與編制/更改人相同,但審核、審批人可為同一人;

2、品質(zhì)管理部經(jīng)理編制或更改的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件及表格,須由管理者代表審核和審批。

4.方法和過程控制

4.1重要說明:為進(jìn)一步明確質(zhì)量管理體系文件的受控狀態(tài),受控章在文件左上角的為體系文件正本,受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質(zhì)管理部統(tǒng)一控制管理

4.2體系文件的版本控制

4.2.1 未經(jīng)修改的文件版本號(hào)為a/0,修改一次版本號(hào)升為a/1,當(dāng)版本號(hào)從a/9升級(jí)時(shí),則升為b/0,依此類推。當(dāng)對體系文件進(jìn)行全面修改時(shí),即使修改次數(shù)未達(dá)到9次,版本也要全面改版(如從a→b、b→c……)。

4.2.2 文件頁數(shù)超過1頁以上,則文件修改時(shí)只更改修訂頁的版本號(hào),如文件某一頁的版本號(hào)升至a/9,則該頁再次修改升級(jí)時(shí),文件全部頁的版本號(hào)升為b/0。

4.2.3 若文件更改后增加或減少頁數(shù),則各頁均按原最高版本號(hào)的頁統(tǒng)一升級(jí)為相同的版本號(hào)。

4.3體系文件的編制、更改

4.3.1 文件的編制和更改需按《體系文件控制細(xì)則》規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行。

4.3.2 動(dòng)議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》,經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,報(bào)品質(zhì)管理部。集中編制/更改時(shí)可只填寫一個(gè)編制/更改申請表,經(jīng)管理者代表審批。

4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標(biāo)明的生效日期開始生效執(zhí)行。

4.4體系文件的分發(fā)

4.4.1新編或更改的體系文件,由品質(zhì)管理部加蓋紅色受控印章后,填寫《文件發(fā)放簽收表》,按《體系文件下發(fā)明細(xì)》分發(fā)給相關(guān)部門(零星編制或修改的質(zhì)量記錄表格可通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送到各部門,不須填寫《文件發(fā)放簽收表》,作廢表格不須交回品質(zhì)管理部)。

4.4.2各部門領(lǐng)回體系文件后須在七個(gè)工作日內(nèi)完成更換并將舊文件加蓋作廢章后送交品質(zhì)管理部。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對各部門作廢體系文件進(jìn)行抽查。作廢文件正本由品質(zhì)管理部保存至少三年。

4.4.3新部門成立時(shí),應(yīng)及時(shí)到品質(zhì)管理部申請領(lǐng)取體系文件。

4.4.4各管理處/部門因現(xiàn)場懸掛等原因需增加持有體系文件時(shí),需填寫《文件發(fā)放簽收表》,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)取。

4.5體系文件的培訓(xùn)

4.5.1新編或更改的體系文件發(fā)放后,品質(zhì)管理部須對各部門相關(guān)業(yè)務(wù)塊主辦以上人員及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)(零星更改的表格除外)。

4.5.2新編或更改的體系文件執(zhí)行前,管理處/部門應(yīng)將所有新增或更改的文件內(nèi)容對相關(guān)崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)。

4.5.3新管理處/部門成立后,品質(zhì)管理部須對全體人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核。

4.6體系文件的作廢處理

4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發(fā)現(xiàn)文件名、編號(hào)均相同的文件,應(yīng)以最近生效日期或最高版本號(hào)區(qū)別新舊文件。

4.6.2如文件不適用需取消,須填寫《文件編制/更改申請表》,按原審批程序報(bào)批后報(bào)廢。

4.7體系文件的查閱、借閱

4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。

4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區(qū)域。借閱須填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)管理處/部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn),并不得帶離本管理處/部門管理服務(wù)區(qū)域。如有污損或遺失,須報(bào)部門經(jīng)理處理,并向品質(zhì)管理部申請補(bǔ)發(fā)。

4.7.3隔夜借出須管理處/部門經(jīng)理批準(zhǔn),外借時(shí)間最長不得超過3天。

4.8體系文件的保管和保密

4.8.1管理處/部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本管理處/部門保管體系文件,并對結(jié)果負(fù)責(zé)。

4.8.2依據(jù)《體系文件下發(fā)明細(xì)》的文件接受人負(fù)責(zé)對相應(yīng)體系文件進(jìn)行保管。

4.8.3任何人不得復(fù)印、泄露體系文件,不得擅自攜帶體系文件外出。

4.8.4體系文件發(fā)生丟失和短缺時(shí),除追究責(zé)任外,重新辦理領(lǐng)用手續(xù),品質(zhì)部在補(bǔ)發(fā)文件上給予新分發(fā)號(hào),并注明原文件分發(fā)號(hào)作廢,并將作廢文件的分發(fā)號(hào)通知相關(guān)部門/管理處。

5.支持性文件

tjvkwy4.2.3-z01-01《體系文件控制細(xì)則》

6.質(zhì)量記錄表格

tjvkwy4.2.3-z01-f1 《文件編制/更改申請表》

tjvkwy4.2.3-z01-f2《文件發(fā)放簽收表》

tjvkwy4.2.3-z01-f3《文件借閱登記表》

tjvkwy4.2.3-

z01-f4 《體系文件下發(fā)明細(xì)》

第11篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

2.0適用范圍

適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。

3.0職責(zé)

品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

4.0要點(diǎn)和實(shí)施

4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

4.2質(zhì)量體系文件的使用。

4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

4.3質(zhì)量體系文件的保管。

4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng),則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識(shí)。

4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊換版時(shí),則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

4.4.4問更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進(jìn)行,但劃改時(shí),應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。

4.4.5文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄

文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別,在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄,以便核對、識(shí)別。

4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時(shí);

(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時(shí),撤回舊頁或舊版本文件。

4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

4.5.4留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

4.6外來文件的管理。

4.6.1外來文件包括:

(1)本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);

(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。

4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

4.6.3對于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺(tái)帳,以便追溯其來源和分布。

4.7文件的歸檔。

4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。

4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)(外來文件除外)。

4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。

4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

4.9.1公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一:

(1)是公司的服務(wù)對象;

(2)是公司的主管上級(jí);

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機(jī)密,但上款第4項(xiàng)的除外。

4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí),品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時(shí)間。

4.11公開文件的控制。

4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時(shí),應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄,保存期為3年。

5.0記錄

5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:

6.0相關(guān)支持文件。

第12篇 物業(yè)管理公司體系文件－危險(xiǎn)作業(yè)管理辦法

物業(yè)管理公司體系文件:危險(xiǎn)作業(yè)管理辦法

1.目的

對管轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控,確保人身財(cái)產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責(zé)

3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)的審批。

3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險(xiǎn)作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí)。

3.3現(xiàn)場安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù)。

4.方法和過程控制

4.1本文件所稱的危險(xiǎn)作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運(yùn)、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。

4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進(jìn)行的危險(xiǎn)作業(yè)必須事先報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行。

4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險(xiǎn)作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備。

4.4安全員在對危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行指揮、監(jiān)控時(shí)應(yīng)首先注意自身安全。

4.5在危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行前,安全員應(yīng)對施工人員交代安全第一、預(yù)防為主的方針。

4.6危險(xiǎn)作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如高空作業(yè),請勿靠近等字樣的標(biāo)識(shí)。

4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場秩序,阻止無關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。

4.8對于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控。

4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標(biāo)識(shí),盡可能將通道臨時(shí)封閉,指揮車輛行人繞行。

4.10在危險(xiǎn)作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時(shí),應(yīng)盡可能移走,確實(shí)無法移走時(shí),應(yīng)采取保護(hù)措施,避免造成不必要損失。

4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物,須設(shè)專人指揮。

4.14對過重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備,防止對員工造成潛在的傷害。

4.15危險(xiǎn)作業(yè)完畢后,負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時(shí)對現(xiàn)場進(jìn)行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識(shí),并向?qū)徟藚R報(bào)工作結(jié)果。

5.支持性文件

jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》

6.質(zhì)量記錄和表格

《安全員巡查記錄表》

《緊急事件處理記錄表》

第13篇 物業(yè)管理公司體系文件－公用設(shè)施和服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)

物業(yè)管理公司體系文件:公用設(shè)施和服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)

1.目的

防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。

2.適用范圍

適用于公司各部門的日常工作。

3.職責(zé)

3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。

3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。

4.方法和過程控制

4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)

4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。

4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識(shí)。

4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有機(jī)房重地,非請勿進(jìn)的標(biāo)識(shí)。

4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。

4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。

4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。

4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有天臺(tái)重地,非請勿進(jìn)的標(biāo)識(shí)。

4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險(xiǎn),請勿靠近告示牌。

4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物,手下留人等字樣的警示牌。

4.2服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)

4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有危險(xiǎn)勿進(jìn),高空作業(yè),注意安全等字樣的告示牌。

4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開關(guān)上掛有人工作,禁止合閘的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。

4.2.4在公共場所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。

4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放暫停使用告示牌,清潔時(shí)掛放清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。

4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。

4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。

4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。

4.3標(biāo)識(shí)的管理

4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。

4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。

4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。

4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

5.相關(guān)文件

《ci標(biāo)識(shí)手冊》

第14篇 物業(yè)管理公司體系文件－糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序

物業(yè)管理公司體系文件:糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序

1.目的

及時(shí)糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識(shí)別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹?wù)的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.適用范圍

適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施。

3.職責(zé)

3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。

3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。

3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。

4.方法和過程控制

4.1糾正措施

4.1.1對公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。

4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別,對不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。

a.顧客的投訴(建議)

b.緊急事件及重大質(zhì)量事故

c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議

d.對分承包服務(wù)的評(píng)估

e.顧客滿意度調(diào)查的輸出

f.內(nèi)、外審報(bào)告

g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出

h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況

4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。

4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責(zé)任部門跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。

4.1.5對于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,對不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫原因分析項(xiàng)目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對糾正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。

4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。

4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。

4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

4.1.11對出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。

4.2預(yù)防措施

4.2.1對公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。

4.2.2對以下信息進(jìn)行分析,識(shí)別潛在不合格

a.日常工作中反映出來的問題

b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議

c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果

d.以往管理評(píng)審的情況

e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況

f.內(nèi)、外審結(jié)果

4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識(shí)別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。

4.2.4各部門未能識(shí)別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時(shí)指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果,同時(shí)對有效性進(jìn)行評(píng)審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。

4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對各部門所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評(píng)審。

4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實(shí)施過程。

4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

5.質(zhì)量記錄和表格

jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》

第15篇 物業(yè)管理公司體系文件－服務(wù)策劃控制程序

物業(yè)管理公司體系文件:服務(wù)策劃控制程序

1.目的

規(guī)范公司各部門服務(wù)項(xiàng)目的策劃,確保為顧客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),并不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量,持續(xù)滿足顧客不斷增長的需求。

2.范圍

適用于公司各部門新增服務(wù)項(xiàng)目的策劃以及原有服務(wù)項(xiàng)目刪減和修改。

3.職責(zé)

3.1公司總經(jīng)理/管理者代表負(fù)責(zé)對各部門服務(wù)策劃方案的審批,并對服務(wù)實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督。

3.2品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對各部門服務(wù)策劃方案進(jìn)行審核,同時(shí)提出完善意見和建議。

3.3各部門主管負(fù)責(zé)根據(jù)顧客需求,策劃新的服務(wù)項(xiàng)目,同時(shí)對原有服務(wù)項(xiàng)目中不符合顧客需求的部分動(dòng)議取消或更改。

3.3所有員工都有對服務(wù)流程、服務(wù)項(xiàng)目提供完善建議的責(zé)任。

4.方法和過程控制

4.1新增/更改服務(wù)項(xiàng)目策劃

4.1.1客戶服務(wù)中心根據(jù)顧客投訴及建議,結(jié)合日常工作充分了解顧客新的需求。必要時(shí)可動(dòng)議增加新的服務(wù)項(xiàng)目;

4.1.2品質(zhì)主管根據(jù)顧客滿意度調(diào)查結(jié)果及管理評(píng)審的討論意見,為滿足顧客新的需求可動(dòng)議公司增加新的服務(wù)項(xiàng)目;

4.1.3動(dòng)議增加新服務(wù)項(xiàng)目的人員或部門需以書面形式提出申請,填寫《增加服務(wù)項(xiàng)目審批表》,就增加服務(wù)項(xiàng)目的意義、服務(wù)項(xiàng)目的內(nèi)容及公司在相關(guān)方面的服務(wù)能力闡述自己的看法,審批表交品質(zhì)主管審核。

4.1.4品質(zhì)主管在接到《增加服務(wù)項(xiàng)目審批表》后,應(yīng)對服務(wù)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行初步評(píng)估,內(nèi)容包括服務(wù)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)量、

公司質(zhì)量保證能力、公司資源提供能力等。提出審核意見。

4.1.5初步審核通過的服務(wù)項(xiàng)目,由品質(zhì)主管在一周內(nèi)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審,責(zé)成相關(guān)部門確定新增/更改服務(wù)項(xiàng)目的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、

收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等,服務(wù)提供流程、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控辦法、服務(wù)所需的人力、物力、資金等資源。

4.1.6服務(wù)方案各項(xiàng)內(nèi)容確定后,由品質(zhì)主管編寫可行性報(bào)告,隨《增加服務(wù)項(xiàng)目審批表》報(bào)管理者代表/總經(jīng)理審批。

4.1.7總經(jīng)理批準(zhǔn)后的新增/更改服務(wù)項(xiàng)目各項(xiàng)準(zhǔn)備工作由綜合辦公室負(fù)責(zé)編入各部門工作計(jì)劃,各相關(guān)部門按計(jì)劃實(shí)施。

4.1.8新增/更改服務(wù)項(xiàng)目的管理需要修改體系文件的,由品質(zhì)主管負(fù)責(zé)動(dòng)議修改體系文件。

4.2取消服務(wù)項(xiàng)目

4.2.1各部門在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)原有服務(wù)項(xiàng)目不能滿足顧客需求或沒有顧客需求時(shí),可由部門主管申請取消服務(wù)項(xiàng)目,填寫《服務(wù)項(xiàng)目取消審批表》,報(bào)品質(zhì)主管審核。

4.2.2所有需更改或取消的服務(wù)項(xiàng)目須在總經(jīng)理審批同意后方可實(shí)施。

5.質(zhì)量記錄和表格

jsnhwy7.0-01-f1《新增/更改服務(wù)項(xiàng)目審批表》

jsnhwy7.0-01-f2《服務(wù)項(xiàng)目取消審批表》