第1篇 文件管理章程格式
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質的函、電、單據等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:
(1)上級機關來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨的代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經決策會通過后實施,修改時亦同。
第2篇 三級文件物業(yè)鑰匙管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:鑰匙管理作業(yè)指導書
1、目的規(guī)范房屋鑰匙的管理,做到收、發(fā)鑰匙準確、快速、無誤。
2、范圍適用于各管理處鑰匙的保管工作。
3、職責3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。
3. 2客戶服務部主管負責對鑰匙保管工作的監(jiān)察。
4、方法和過程控制
4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區(qū)域,鑰匙上標識應標注清楚,以便查找。
4.2鑰匙保管人就經常對鑰匙保管情況進行檢查,如發(fā)現標簽破損或模糊不清者應及時更新。
4.4業(yè)主領取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認身份,業(yè)主須在《鑰匙發(fā)放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。
4.5其他人員如借用鑰匙,要認真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應該做到當天借用當天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應有營銷部部門主管的簽字。
4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負責追回并及時在《鑰匙借用登記表》上講相關記錄填寫完善。
4.7鑰匙存放地點無關人員不得進入。
5、相關文件無
6、相關質量記錄表單wy7.
5.4-k01-0 2 《鑰匙發(fā)放登記表》wy7.
5.4-k01-0 2 《鑰匙借用登記表》
第3篇 物業(yè)管理公司體系文件控制程序
1.目的
為質量管理體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。
2.范圍
適用公司各管理處/部門對質量管理體系文件的管理和控制。
3.職責
3.1 相關部門/崗位職責
部門/崗位工作內容頻次/時間
總經理審批《質量手冊》2個工作日
管理者代表審核《質量手冊》、審批程序文件、作業(yè)指導書和《體系文件下發(fā)明細》2個工作日
品質管理部經理審核程序文件、作業(yè)指導書、《體系文件下發(fā)明細》,審批質量記錄表格5個工作日
管理處/部門負責人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請
負責保管本管理處/部門領用的體系文件2個工作日
持續(xù)
品質管理部保管體系文件正本及培訓
檢查監(jiān)督各管理處/部門體系文件受控、執(zhí)行情況5個工作日內
及時
各部門對本部門員工進行培訓及文件控制、執(zhí)行文件發(fā)放后7個工作日內培訓
3.2 文件編制、更改、審核、審批權限
文件類別編制權限更改權限審核權限審批權限
質量手冊品質部經理部門主管以上人士管理者代表總經理
程序文件具有相關技能人士公司任一職員品質部經理管理者代表
作業(yè)指導文件具有相關技能人士公司任一職員品質部經理管理者代表
質量記錄表格具有相關技能人士公司任一職員品質部人員品質部經理
體系文件下發(fā)明細品質部人員品質部人員品質部經理管理者代表
注:1、審核、審批人不得與編制/更改人相同,但審核、審批人可為同一人;
2、品質管理部經理編制或更改的程序文件、作業(yè)指導文件及表格,須由管理者代表審核和審批。
4.方法和過程控制
4.1重要說明:為進一步明確質量管理體系文件的受控狀態(tài),受控章在文件左上角的為體系文件正本,受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質管理部統(tǒng)一控制管理
4.2體系文件的版本控制
4.2.1 未經修改的文件版本號為'a/0',修改一次版本號升為'a/1',當版本號從'a/9'升級時,則升為'b/0',依此類推。當對體系文件進行全面修改時,即使修改次數未達到9次,版本也要全面改版(如從a→b、b→c……)。
4.2.2 文件頁數超過1頁以上,則文件修改時只更改修訂頁的版本號,如文件某一頁的版本號升至'a/9',則該頁再次修改升級時,文件全部頁的版本號升為'b/0'。
4.2.3 若文件更改后增加或減少頁數,則各頁均按原最高版本號的頁統(tǒng)一升級為相同的版本號。
4.3體系文件的編制、更改
4.3.1 文件的編制和更改需按《體系文件控制細則》規(guī)定的格式和編號方法進行。
4.3.2 動議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》,經管理處/部門負責人確認后,報品質管理部。集中編制/更改時可只填寫一個編制/更改申請表,經管理者代表審批。
4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標明的生效日期開始生效執(zhí)行。
4.4體系文件的分發(fā)
4.4.1新編或更改的體系文件,由品質管理部加蓋紅色'受控'印章后,填寫《文件發(fā)放簽收表》,按《體系文件下發(fā)明細》分發(fā)給相關部門(零星編制或修改的質量記錄表格可通過內部郵件系統(tǒng)發(fā)送到各部門,不須填寫《文件發(fā)放簽收表》,作廢表格不須交回品質管理部)。
4.4.2各部門領回體系文件后須在七個工作日內完成更換并將舊文件加蓋'作廢'章后送交品質管理部。品質管理部負責對各部門作廢體系文件進行抽查。作廢文件正本由品質管理部保存至少三年。
4.4.3新部門成立時,應及時到品質管理部申請領取體系文件。
4.4.4各管理處/部門因現場懸掛等原因需增加持有體系文件時,需填寫《文件發(fā)放簽收表》,經品質管理部經理批準后領取。
4.5體系文件的培訓
4.5.1新編或更改的體系文件發(fā)放后,品質管理部須對各部門相關業(yè)務塊主辦以上人員及相關人員進行培訓(零星更改的表格除外)。
4.5.2新編或更改的體系文件執(zhí)行前,管理處/部門應將所有新增或更改的文件內容對相關崗位人員進行培訓。
4.5.3新管理處/部門成立后,品質管理部須對全體人員進行培訓、考核。
4.6體系文件的作廢處理
4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發(fā)現文件名、編號均相同的文件,應以最近生效日期或最高版本號區(qū)別新舊文件。
4.6.2如文件不適用需取消,須填寫《文件編制/更改申請表》,按原審批程序報批后報廢。
4.7體系文件的查閱、借閱
4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經管理者代表批準。
4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區(qū)域。借閱須填寫《文件借閱登記表》,經管理處/部門經理或其授權人批準,并不得帶離本管理處/部門管理服務區(qū)域。如有污損或遺失,須報部門經理處理,并向品質管理部申請補發(fā)。
4.7.3隔夜借出須管理處/部門經理批準,外借時間最長不得超過3天。
4.8體系文件的保管和保密
4.8.1管理處/部門經理負責本管理處/部門保管體系文件,并對結果負責。
4.8.2依據《體系文件下發(fā)明細》的文件接受人負責對相應體系文件進行保管。
4.8.3任何人不得復印、泄露體系文件,不得擅自攜帶體系文件外出。
4.8.4體系文件發(fā)生丟失和短缺時,除追究責任外,重新辦理領用手續(xù),品質部在補發(fā)文件上給予新分發(fā)號,并注明原文件分發(fā)號作廢,并將作廢文件的分發(fā)號通知相關部門/管理處。
5.支持性文件
tjvkwy4.2.3-z01-01《體系文件控制細則》
6.質量記錄表格
tjvkwy4.2.3-z01-f1 《文件編制/更改申請表》
tjvkwy4.2.3-z01-f2《文件發(fā)放簽收表》
tjvkwy4.2.3-z01-f3《文件借閱登記表》
tjvkwy4.2.3-
z01-f4 《體系文件下發(fā)明細》
第4篇 物業(yè)質量管理體系文件控制程序
1 目的
對與公司質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。
2 范圍
適用于與質量管理體系有關的文件控制。
3 職責
3.1總經理負責批準發(fā)布質量手冊和程序文件。
3.2副總經理負責綜合部質量手冊和程序文件的貫徹落實。
3.3管理者代表負責審核質量手冊和程序文件。
3.4物業(yè)部是文件的主責部門并負責組織對現有體系文件的定期評審及修改和資源提供。
3.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。
3.6各部門資料員負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。
4 程序
4.1 文件分類及保管
4.1.1 質量手冊和程序文件由綜合部備案保存。
4.1.2 第三級文件可分為兩類:
a)部門崗位職責,由各相關部門自行保存并報綜合部備案存檔;
b)其他質量文件:可以是針對特定產品、項目或合同編制的質量計劃其他標準、規(guī)范等,文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業(yè)務部門保存、使用。
4.1.3 公司級管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質量管理體系有關的政策,法規(guī)文件等及管理標準(部門管理制度等)部門質量記錄文件等,由綜合部保存。
4.1.4 技術標準(國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等),由工程科保存。
4.2 文件的編號
4.2.1 質量管理體系文件的編號
a)質量手冊:
質量手冊縮寫代號:zlsc一版次,手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。
例如:zlsc一2001a,表示公司質量手冊20**年第a版。
b)程序文件縮寫代號: c*一版次,程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。
例如:c*41一2001a,表示公司第四章第一個程序文件2001年第a版。
c)質量記錄:主要使用部門代碼一質量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號
例如:bg一5.6一01,表示物業(yè)部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質量記錄文件。
c)各部門其他質量文件:部門代碼-文件順序號-年號
例如:gc-05-2001,表示工程科于2001年發(fā)放的第5號文件。
4.2.2 各部門代號規(guī)定如下:
物業(yè)部:bg;工程科:gc;服務中心:fw。
4.3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放
文件發(fā)布前應得到批準,以確保文件是適宜的和充分的:
質量手冊由物業(yè)部負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經理批準發(fā)布,由綜合部負責登記、發(fā)放;
程序文件由各部門負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經理批準發(fā)布,由綜合部負責登記、發(fā)放;
各部門崗位質量職責由各部門經理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經理批準,綜合部負責登記、發(fā)放;
應確保文件使用的各場所都得到相應文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。
4.4文件的受控狀況
文件分為'受控'和'非受拄'兩大類,凡與質量體系運行緊密相關的文件應為受控文件,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章,并注明分發(fā)號。
4.5文件的更改
a)質量手冊由物業(yè)部組織更改,填寫《文件更改申請》,經管理者代表審核,上報總經理批準后更改,由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應保留文件更改內容的記錄;
b)其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》,經原審批部門審批,再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料;
c)所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。
d)應能識別所有文件的修訂狀態(tài),如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。
4.6文件的領用
a)文件使用者應填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,經相應主管部門負責人審批方可領用。
b)因破損而重新領用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應舊文件;因丟失而補發(fā)的文件,應給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效;發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。
4.7文件的保存、作廢與銷毀
4.7.1 文件的保存
a)與質量管理體系相關的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風,安全的地方;
b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。
c)對受控文件,各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應將清單副本報綜合部備案,如內容沒有變化,應通知物業(yè)部;
d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準私自外借,確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.7.2文件的作廢與銷毀
a)所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出,并標注'作廢'字樣,確保防止作廢文件的非預期使用;
b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應進行適當的標識;
c)對要銷毀的作廢文件,由相關部門填寫《文件銷毀申請》,經管理者代表批準后,由物業(yè)部授權相關部門銷毀。
4.7.3文件的復制
復制與質量管理體系有關的文件,由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。
4.8 外來文件的控制
4.8.1 收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發(fā)以確保其有效。
4.8.2 工程科負責收集相關國家、行業(yè)、國際標準的最新版本,統(tǒng)一編號、加蓋受空印章,分發(fā)到相關部門使用,并把舊標準收回。
4.8.3 各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件填入'部門受控文件清單',并報物業(yè)部備案。
4.9 每年半年由物業(yè)部組織對現有質量管理體系文件進行定期評審,各部門結合平時使用情況進行適時評審,必要時予以修改,執(zhí)行4.5條款規(guī)定。
4.10 對承載媒體不是紙張的文件的
控制,也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.11 作為質量記錄的文件應執(zhí)行《質量記錄控制程序》。
5 相關文件
5.1《質量記錄控制程序》。
6 質量記錄
6.1《文件發(fā)放、回收記錄》。
6.2《部門受控文件清單》。
6.3《文件更改申請》。
第5篇 建筑公司環(huán)境管理程序文件發(fā)布令
建筑集團公司《環(huán)境管理程序文件》發(fā)布令
集團公司依據gb/t24001-1996idtiso14001:1996環(huán)境管理體系-規(guī)范及使用指南,結合實際編制了《環(huán)境管理程序文件》,并于2001年4月10日開始實施。經過幾個月的運行,發(fā)現文件中的某些規(guī)定與標準和實際不相適應。在內審和管理評審中以及認證中心的第一階段審核,也提出了一些修改意見。根據方方面面的意見,文件編寫人員對a版文件的適用性進行了評審,對文件進行了第一次修改。本程序文件對集團公司的環(huán)境管理體系要求做了詳細的描述,更加符合標準和實際的要求,是集團公司實施環(huán)境管理的法規(guī)性文件和行為準則?，F予以正式發(fā)布,望全體員工遵照執(zhí)行。
需要說明的是:在本程序文件中,對與iso9001:2000質量管理體系要求相容的要素(4.2.3文件控制、4.2.4質量的記錄控制、5.6管理評審、7.4采購、8.2.2內部審核、8.5.2糾正措施與8.5.3預防措施),合并編寫了相應的程序文件,與之對應的原質量體系文件同時作廢,執(zhí)行本程序文件的規(guī)定。
管理者代表:
年 月 日
第6篇 某工程項目管理程序文件編寫導則
工程項目管理程序文件編寫導則
1、目的:為編寫質量體系程序文件制 定編 寫原則及標準格式,使各部門編寫符合要求的程序文件。
2、范圍:適用于程序文件的編寫及內容結構相類似的有關文件的編寫。
3、職責:
3.1主要質量職能部門負責按規(guī)定要求擬制程序文件。
3.2與本程序相關的職能部門負責會審修改程序。
3.3貫標小組長負責編寫指導。
3.4相關部門經理審核。
3.5管理者代表負責批準。
4、程序:
4.1程序文件編寫總則。
4.1.1為保證質量方針得以實現,編制符合質量體系要求的程序文件,它規(guī)定了完成各項質量活動的方法。
4.1.2程序文件應對質量體系要素要求的所有影響質量的活動進行恰當而連續(xù)的控制,應能具備一旦發(fā)現異常即可作出反應和加以糾正的能力。
4.1.3程序應簡練、明了、有效,并規(guī)定所采用的方法和合格的判定準則,按相同的結構、格式編排每個程序。
4.1.4文件便于使用者熟悉適合于每項要求的固定方法,也增強了滿足標準要求的系統(tǒng)性。
4.1.5程序文件應闡明影響質量的管理人員,執(zhí)行人員、驗證或評審人員的職責、權限和相互關系,說明實施各種不同質量活動的方式、將采用的文件及將采用的控制方式。
4.1.6程序文件一般不涉及純技術性的細節(jié),它們通常在作業(yè)指導書中規(guī)定。
4.1.7程序文件用詞要規(guī)范、表達嚴謹、概念要明確,盡量定量表示,不宜用“有關部門”、“有關人員”、“一般的”、“少量的”、“大幅度”……,這類可操作性不強的,模糊詞語。
4.2程序文件標準格式
4.2.1頁首(格式見本導則頁首)
4.2.1.1文件編號。
****
文件號
要素號
文件類別:c*
企業(yè)代號:vk
4.2.1.2版本號:以英文大寫字母:a、b、c、d……為順序代表版序;以1、2……代表修改稿數。(例:a版,第一次修改以“a/1”表示)
4.2.2文件內容。
4.2.2.1目的:說明本程序目的、意圖。
4.2.2.2適用范圍:說明本程序適用范圍、部門、人員等。
4.2.2.3職責:本程序主辦部門職責權限、本程序協(xié)辦部門職責權限、相關領導職責權限。
4.2.2.4程序:
按順序敘述如何進行此項活動達到控制目的,按何人、何時、何地、如何做、用什么表單、如何銜接協(xié)調,特殊情況下的處理方式和引用文件。
輸入:列出本活動的前提條件需要的資源、條件、人員、環(huán)境要求。
轉換:按上述5w1h要求進行工作的規(guī)定。
輸出:活動進行的證明文件:記錄報告、圖表文件等。
4.2.2.5相關文件:
本程序運作時涉及的文件,它們可以是程序文件,亦可以是支承性文件,如工作細則、標準、規(guī)定等等。
注意:(1)何時用到那個相關文件在程序中應提及,即寫出引用關系。
(2)用到相關文件的那個內容應在程序文件中扼要提及。
4.2.2.6相關表單:
本程序運作時所涉及的有關質量記錄或表單的名稱(注意寫出程序中何時涉及)。
4.2.2.7流程圖:
為直觀、醒目所需,可畫出工作流程圖(框圖)。
4.2.3頁尾(格式見本導則頁尾)。
修改記錄
頁碼 修改日期 修改人 修改狀態(tài) 修改單號 生效日期
編制: 審核: 批準:
日期: 日期: 日期:
第7篇 公司管理手冊文件控制程序
公司管理手冊:文件控制程序
1.目的
對與管理體系有關的文件進行控制,確保有關作業(yè)場所使用的文件為有效版本。
2.范圍
適用于與管理體系有關文件的控制。
3.職責
3.1辦公室是文件的歸口管理部門,負責文件的發(fā)放、更改、控制和管理工作。
3.2管理者代表負責組織管理手冊的編制和審核,總經理負責批準發(fā)布。
3.3各職能部門負責相關文件的編制和審核,由管理者代表或總經理批準。
3.4辦公室負責與管理體系有關的外來文件的收集、整理和歸檔工作。
4.管理程序
4.文件分類及保管
4.1文件的分類見下表(略)
4.2.3各部門代號如下:營銷部:y*技檢部:jj
物資部:wz生產部:sc辦公室:bg
4.3文件的編寫與審批
4.3.1辦公室負責組織管理手冊的編寫,管理者代表負責審核,總經理負責批準。
4.3.2各部門工作手冊,包括工藝文件,采購文件,檢驗和試驗規(guī)范,工序操作規(guī)范,設備維護和操作規(guī)范,崗位職責,培訓計劃等,由部門負責人組織編寫,管理者代表或總經理審批。
4.4文件的受控與發(fā)放
4.4.1文件分為'受控'和'非受控'兩大類,皆由辦公室(以下稱文件管理部門)統(tǒng)一歸口管理。
a)管理體系文件皆為'受控'文件,在企業(yè)內部由文件管理部門按規(guī)定發(fā)放,文件的持有者,應確保僅在企業(yè)內部使用。對'受控'文件,應編寫分發(fā)號,加蓋'受控'印章,登記發(fā)放,便于追溯。
b)經總經理批準,有關管理體系文件可作為'非受控'文件,提供給招標單位,咨詢單位以及其它公共關系等對外交流的單位和個人。'非受控'文件,登記發(fā)放即可。
4.4.2文件領用人應填寫《文件領用登記表》后領用。
4.4.3文件管理部門應確保使用文件的各場所及時得到相關文件的有效版本。
4.4.4當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件,新文件的頒發(fā)號仍沿用原文件頒發(fā)號。
4.4.5當文件使用人將文件丟失,應辦理申請領用手續(xù),但必須在領用申請中作出說明(必要時應做出檢討),補發(fā)文件時,應給予新的分發(fā)號,并注明丟失的分發(fā)號作廢。
4.5文件的更改
4.5.1文件需更改時,應由文件管理部門負責管理,由文件更改提出人或更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》;說明更改的原因和內容,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證據。
4.5.2文件更改應經原審批部門審批,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。
4.5.3文件更改批準后,應注明更改標識和更改生效時間,并按《文件領用登記表》中的名單,及時發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保有效文件的唯一性。
4.6文件的換版和作廢
4.6.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時,應進行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本;
4.6.2作廢文件由文件管理部門依據《文件領用登記表》及時從該文件持有者或使用場所撤出,加蓋'作廢'印章,防止作廢文件的非預期使用;
4.6.3為某種原因需要保留的任何已作廢的文件,應由文件管理部門加蓋'作廢保留'印章,統(tǒng)一由文件管理部門管理,供查閱;
4.6.4對應銷毀的作廢文件,如換版后的舊的作廢文件、已損壞的作廢的舊文件、超過保存期的文件等,由文件管理部門填寫《文件(記錄)銷毀申請單》,經管理者代表批準后監(jiān)銷。
4.7文件的管理
4.7.1文件管理部門應編制全公司的《受控文件清單》。
4.7.2文件應分類存放在干燥通風和安全的地方,由文件管理部門監(jiān)督實施。
4.7.3任何人不得在受控文件上亂涂亂改,確保文件的清晰易于識別和檢索。
4.7.4需臨時借閱的文件,借閱者應填寫《文件借閱登記表》,由文件管理員(兼職)負責收回;原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。
4.7.5文件管理部門負責組織,在每年管理體系內審前,全面評審在用文件的有效性、適宜性和充分性,同時檢查各部門在用文件是否受控。
4.8外來文件的控制
4.8.1辦公室負責收集有關產品的國家標準,行業(yè)標準的最新版本,加蓋受控印章,分發(fā)到相關部門使用,并把舊標準收回,加蓋'作廢保留'印章。
4.8.2辦公室負責收集合同法、勞動法、產品質量法、相關環(huán)保法規(guī)等與管理體系有關的政策、法規(guī)文件的最新版本,加蓋受控印章,以備查閱。
4.8.3各部門直接引用的各類外來文件,應識別其適用性和有效性,經該部門主管審核后方可使用,屬受控文件。
4.9對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.10環(huán)境管理法律法規(guī)的控制執(zhí)行《法律法規(guī)及其他要求控制程序》。
5.相關文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《法律法規(guī)及其他要求控制程序》
6.記錄
6.1《文件領用登記表》
6.2《文件更改申請單》
6.3《受控文件清單》
6.4《文件借閱登記表》
6.5《文件(記錄)銷毀申請單
北京***公司
第8篇 物業(yè)公司住戶文件提供管理控制程序
公司程序文件 版號: a
修改號: 0
ej-qp 6.4物業(yè)公司提供給住戶的文件管理控制程序頁碼: 1/2
1.目的:
對提供給住戶及住戶管理機構的文件的制訂、審批、傳送、查閱實施控制。
2.適用范圍:
適用于公司對所管理的小區(qū)向住戶提供文件的控制。
3.引用文件:
3.1質量手冊第4.5章
3.2 iso9002標準第4.5章
4.職責:
4.1日常管理業(yè)務中需要提供給住戶的文件由各相關部門制訂。
4.2新的物業(yè)項目入住時的住戶公約等文件由經營管理部或由副總經理指定人員負責制訂。
4.3管理者副代表負責對住戶提供文件進行規(guī)范性審查。
4.4管理者代表負責提供給住戶的文件的審批。
4.5綜合辦公室負責提供給住戶的文件的發(fā)放工作。
5.工作程序:
5.1提供給住戶的文件的制訂:
5.1.1各相關部門在管理業(yè)務工作中需要向住戶發(fā)出文件時,主要是指維修、管理需要住戶配合時;制訂或修訂有關規(guī)章制度需要告知住戶時;需要召開產權人會議時;需向住戶發(fā)出臨時通知時,各相關部門負責文件的起草。
5.1.2根據物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經營管理部應對上年物業(yè)管理費用的收支作出總結,并制訂本年的管理工作計劃。
5.1.3新承接的物業(yè)項目,總經理應指定項目小組或特定人員在住戶入住前應準備住戶公約及其它管理文件。詳見ej-qp3.2《物業(yè)的入住管理》。
5.2提供給住戶文件的審批和標識:
5.2.1各相關部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進行審查、 批準。
5.2.2文件審批后由綜合辦公室進行打印、標識,并登記在《文件/資料一覽表》上。
5.3提供給住戶的文件的發(fā)放:
5.3.1文件經過審批打印后,各相關部門加蓋部門印章之后進行發(fā)放。
5.3.2會議通知、整改通知、收費通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發(fā),也可通過張貼方式通知住戶。
5.3.3管理工作報告或費用收支情況等應提供給全體住戶及其代表機構,可在開會時在小區(qū)宣傳欄公布。
5.4文件更改:
5.4.1提供給住戶的文件發(fā)生修改時,必須經原審批人復審,發(fā)放給住戶時需要聲明舊文件作廢。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《文件/資料一覽表》 ej-qr-qp6.4-01
第9篇 物業(yè)公司程序文件：基礎設施管理程序
物業(yè)公司程序文件:基礎設施管理程序
1、目的
加強對公司資產的管理,保證公司資產的安全、完整,充分發(fā)揮資產使用的效能。
2、范圍
本制度適用于****物業(yè)管理有限公司對資產的管理。
3、定義
3.1 資產的釋義:根據物品的價值和使用期限,分為固定資產類、資產類、低值易耗物品類。
3.2 單位價值在人民幣2000元以上(含2000元),使用年限在一年以上的有形資產(包括電子設備、電腦設備、房屋建筑物、運輸設備、機械設備以及其它設備) 列入固定資產類。
3.3 單位價值在人民幣100元以上(含100元)2000元以下的,使用年限在一年以上的各種用具物品(包括普通的辦公家私、小件電腦設備、辦公設施、工程工具等)列入資產類。
3.4 單位價值在人民幣100元一下的物品,列入低值易耗物品類。
3.5 電腦軟件類的資產,根據其價值的大小,分別列入固定資產和資產的管理。
3.6 為便于實物的管理,個別設備(如:工程設備中的水泵、保潔設備中的除草機等同等、同類設備)雖然其單價不足人民幣2000元,也可列入固定資產管理范圍。
3.7資產物品中(如:玻璃、印刷品等)無論時價花費多少,都不納入資產范疇,只辦理入庫、出庫手續(xù),登錄流水帳本;
4、職責
4.1 資產主管部門
4.1.1 辦公室是公司資產實物管理的主管部門,負責對各管理處資產管理的指導監(jiān)控和本部資產的實物管理。
4.1.2財務管理部是公司資產帳務管理的主管部門,著重從資產的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產進行監(jiān)控和管理。
4.1.3各管理處負責本管理處資產實物管理,接受公司辦公室及財務管理部的監(jiān)控和管理。
4.2 電子辦公設備類資產的管理
辦公室是公司電子辦公設備類實物管理的專業(yè)部門,負責對公司電子辦公設備類資產進行專項管理,對電子辦公設備類資產的購進、配置、使用、維修及報廢等進行全面的登記和管理。
4.3 各部門、各管理處對資產的使用和保管要明確責任人,各部門、各管理處的責任人對使用資產負有妥善保管、安全使用的責任。
5、方法和過程控制
5.1 資產的分類和使用年限
根據現行的會計核算制度及公司資產的具體情況,資產的分類和固定。
5.1.1對如固定資產及資產的使用年限及編號方法如下:
資產大類及代號資產總分類資產明細分類使用年限
資產分類資產代號明細分類
固定資產g
資產z
機械、工具、設備j*1、工程工具10年
2、保潔工具
3、變電箱設備
4、其他
運輸設備ys1、安全巡邏自行車10年
2、食堂采購三輪車
3、東麗湖船只
4、公務車輛
5、其他
家私類js1、柜、沙發(fā)、會議臺5年
2、辦公臺(桌)
3、辦公椅
4、其它
通訊設備t*1、對講機(套)5年
2、電話機
3、喊話器
4、其他
安防器械設備af1、車閘系統(tǒng)10年
2、消防系統(tǒng)
3、門禁管理機
4、滅火器
5、鋁合金崗亭
6、其他
電腦設備(非安防)dn1、臺式電腦全套5年
2、手提電腦
電子設備dz1、日常家用電器5年
2、辦公用設備
娛樂設備(非電子)yl1、娛樂經營設施、5年
2、員工福利娛樂設施
其他類qt其他設備5年
5.1.2 對于低值易耗物品,只需記錄流水帳冊。
5.2資產登記的要求:
5.2.1本部及各管理處要分別做好固定資產、低值易耗品的登記,登記在《**物業(yè)年度固定資產盤點表》中。
5.2.2為方便公司資產的統(tǒng)計,總部及各管理處統(tǒng)一按上述資產大類及總分類進行固定資產登記。
5.2.3資產的編號規(guī)則:****(**物業(yè)公司+固定資產/資產)-**(固定資產/資產的類別稱為資產代號)- ******(固定資產/資產的序號)其中,公司編號左起前兩位為公司所在地區(qū)拼音簡稱,如:**為tj;第三位為公司業(yè)務類型簡稱,如:物業(yè)為w;第四位為資產類型簡稱,如:固定資產為g ,資產為z;如:屬于固定資產,匯總后為:tjwg
5.2.4資產代號根據購置資產種類劃分,如:手提電腦(非安防類)屬固定資產的電腦設備類,其資產代號為:dn ,其他資產代號請參照:5.1條款執(zhí)行。
5.2.5低值易耗品的分類和資產編號由本部及各管理處視資產的具體情況參考上述分類自行調整。
5.3 資產管理
5.3.1所有公司資產均由辦公室統(tǒng)一調配、購置,由各使用單位分級管理。
5.3.2資產的購置、調撥、轉讓、報廢等均須按程序審批,未經批準,不能辦理相關手續(xù)。
5.3.3本部及各管理處指定專人(稱為資產管理員)負責資產管理,并在辦公室備案。
5.3.4辦公室和財務共同負責公司資產管理的工作督導,將會不定期對各單位資產管理情況進行抽查,發(fā)現問題對資產管理員及其它相關責任人員進行處理。
5.3.5資產編號規(guī)則需統(tǒng)一,并在資產上粘貼標識,確定資產責任人,確保資產的合理使用及管理。
5.3.6本部及各管理處資產管理員負責本項目的資產的登記注冊、發(fā)放、管理,建立內部資產臺帳,填寫固定資產登記卡片,其中列明資產的名稱、購置年代、物品規(guī)格型號、價值、使用部門。上報辦公室備案。同時,每半年辦公室行政組與財務進行資產的盤點清查工作(每月進行抽查)。
5.3.7資產的使用部門和使用人須合理使用設備,嚴格按規(guī)程操作,并注意設備維護、保養(yǎng)。
由于使用、保管不善造成的遺失和損毀,責任人要按資產購置價格或資產管理部門的評估價值賠償。
5.3.8資
產使用人離開公司時應辦理移交手續(xù),項目負責人必須到本項目資產管理員處進行確認,否則造成的一切后果,由項目負責人承擔。
5.3.9公司內資產轉移應填報資產轉移審批單,各單位第一負責人簽字,報辦公室批準后由資產管理員登記后方可進行轉移。
5.3.10易損物品無使用價值或使用年限已到時,應由資產管理員填寫報廢申請表,由辦公室審核后報財務部復核后做相應處理。
5.3.11未經資產分管部門,辦公室同意,任何部門和個人不得將資產外借和供無關人員使用。
5.4 資產購置、調拔、轉讓、報廢的審批權限和審批程序
5.4.1固定資產購置、轉讓、報廢的審批權限:
所有固定資產報廢由總經理批準,單件資產凈值在1000元以上的固定資產或低值易耗品的購置、調出、轉讓、報廢,經辦公室審核后由承辦部門總經理助理審批,報總經理審批。
5.4.2 固定資產購置、轉讓、報廢的審批流程:
購置、調撥、轉讓、報廢1000元以上的公司資產:
5.4.2.1使用部門通過郵件報送申請報告;
5.4.2.2由各單位第一負責人簽署意見;
5.4.2.3經辦公室進行審核;
5.4.2.4由財務部復核;
5.4.2.5總經理助理批復意見;
5.4.2.6總經理批準后由總辦統(tǒng)一購置;
5.4.2.7 1000元以下資產或專業(yè)物品的購置,由項目自行在公司制定合格供方范圍內進行購置,辦公室行政組備案;公司需要統(tǒng)一的物品如辦公桌椅、書柜、檔案柜、床等由總辦統(tǒng)一購置;
5.4.3使用部門提出購置公司資產申請后,應首先由公司辦公室負責進行內部調配,若所需購置的物品,公司內部可調配的應在內部調配,盡量避免重復購置造成資金的浪費;如不能調配,方可進入購置審批階段。
5.4.4資產購置的辦理:報送部門提出申請,填制《固定資產購置申請表》并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批準后,方可進行資產的購置。
5.4.5資產轉讓、報廢的辦理:報送部門提出申請,填制《固定資產報廢申請表》,并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批后,方可進行資產轉讓和資產殘骸的處理。報廢資產有殘值的,經資產主管部門估價、處理后,回收的資金應及時上繳公司財務管理部;報廢資產原值在2000元以下的項目可自行處理,但必須知會辦公室;2000元以上則有公司統(tǒng)一處理;
公司資產在部門間的內部調配,填寫《內部調動(離職)資產轉移單明細表》按流程審批后再行調配。
5.5 固定資產的盤點
本部、各管理處對固定資產每月盤點,辦公室和財務管理部負責對總部及各管理處的監(jiān)督檢查。通過盤點,確保固定資產帳帳相符、帳物相符、物標相符、安全完整。本部及各管理處資產盤點可參考以下方式進行:
5.5.1由資產管理部門組織有關部門進行資產的實物清點,并做出實物盤點(盤盈、盤虧、待報廢)報告。
5.5.2財務部門根據實物盤點的情況,與財務帳核對,計算盤虧、待報廢資產的價值(原值、已提折舊、凈值),做出最終的固定資產盤點報告并報批。
6、支持性文件
無
7、質量記錄及表格
tjzzwy6.3-z01-f1 《內部調動(離職)資產轉移單明細表》
tjzzwy6.3-z01-f2 《**物業(yè)月度盤點表》
tjzzwy6.3-z01-f3 《**物業(yè)年度資產盤點表》
tjzzwy7.4-z01-f1 《月度備用物品計劃表》
tjzzwy7.4-z01-f2 《月度辦公用品計劃表》
tjzzwy7.4-z01-f11 《固定資產購置申請表》
tjzzwy7.4-z01-f13 《資產轉交審批明細表》
第10篇 建筑公司環(huán)境管理文件和資料控制程序
建筑集團公司環(huán)境管理程序文件
程序文件名稱:文件和資料控制程序
1.目的
對與質量、環(huán)境有關的文件和資料進行有效控制,使管理體系運行的所有場所都能得到文件的有效版本,防止使用作廢文件。
2.適用范圍
適用于集團公司與質量環(huán)境有關的所有場所的文件資料的控制。
3.職責
3.1行政部負責編制并監(jiān)督實施本程序。
3.2各部門的職責詳見w*/ems/c*/a/07附表1-3。
4.控制程序
4.1文件和資料的控制方法:包括分類、編制、組織會簽、審批、編號、收發(fā)、復制、更改、銷毀等規(guī)定,具體在本程序的附表中說明。
4.1.1體系文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表1)
4.1.2外來及管理性文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表2)
4.1.3工程技術文件資料的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表3)
4.1.4工程承包合同的控制,執(zhí)行集團公司的《合同評審控制程序》、《合同管理辦法》。
4.2文件的評審
各部門在管理體系運行中,發(fā)現需要對文件進行修訂時,要及時將文件修訂信息傳遞到企管部,由企管部整理并提交管理評審。
4.3更改形式及歸檔要求
4.3.1更改形式:管理體系文件的更改,可在原文件上劃改(更改數字在
30字以內,用雙劃線劃掉要更改的內容,在更改處加蓋更改專用章,更改內容填寫在《文件修改記錄表》ems/07-5表上)或局部換頁更改。換版的管理體系文件發(fā)布時,應注名原文件作廢。
4.3.2文件和資料的歸檔:執(zhí)行集團公司《檔案管理辦法》。
4.4文件和資料的編號規(guī)定
4.4.1集團公司下發(fā)的行政、管理性文件的編號依據國家行政機關公文分類規(guī)定,每年從01開始順序編號。
4.4.2體系文件編號規(guī)定
4.4.2.1體系文件分類
a.質量體系文件:指依據iso9002:1994版標準編制的文件,分《質量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導書》和《崗位責任制》三層。此層次的文件將在質量體系文件換版(iso9001:2000版)后失效。
b.環(huán)境管理體系文件:指依據iso14001:1996版標準編制的文件,分《環(huán)境管理手冊》、《環(huán)境管理程序文件》、《環(huán)境管理作業(yè)指導書》三層。
4.4.2.2質量體系文件編號
文件編碼規(guī)定:
a.公司代碼:建筑集團公司-*j;
b.文件類別:質量保證手冊-qa;
程序文件、作業(yè)指導書-qp;
c.文件序號:用兩位阿拉伯字母表示,從01開始。
4.4.2.3部門和分公司代碼
工程部-gc經營部-jy企管部-qg行政部-*z財務科-cw
試驗室-sy開發(fā)辦-kf材料公司-cl集團一公司-y*
集團二公司-zr集團三公司-sj 集團四公司-sq
集團五公司-wy集團六公司-lc集團七公司-qh
集團八公司-bf集團九公司-jc 集團十公司-zi
集團十一公司-ws集團十二公司-ad直屬三公司-js
直屬一處-yc 直屬二處-rc直屬三處-sc 直屬四處-zs
4.4.2.4環(huán)境管理體系文件編號
a.《環(huán)境管理手冊》:w*/emsc/a-2001
b.《環(huán)境管理程序文件》:w*/ems/c*/a/**-2001
c.集團公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導書》w*/ems/zds/a/**-2001
d.各部門和分公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導書》w*/ems/ yy /a/**-
e.《崗位責任制》:w*/gwzr/yy/a/**-2001
各代碼含義:
emsc:代表環(huán)境管理手冊
ems:代表環(huán)境管理體系
c*:代表環(huán)境管理程序文件
zds:代表環(huán)境管理作業(yè)指導書
**:代表文件序號,從01開始
yy:代表部門代碼,部門代碼見本程序4.4.2.3條款的規(guī)定
2001:代表文件編制時間為2001年
a:代表a版
gwzr:代表崗位責任制度
5.相關文件
w*/emsc/a-2001《環(huán)境管理手冊》
w*/ems/c*/a/12-2001《記錄控制程序》
*j/qp/*z/01-2000《檔案管理辦法》
*j/qp/02-2000《合同評審控制程序》
*j/qp/jy/04-2000《合同管理辦法》
6.標準表格
ems/07-1《文件和資料控制清單》
ems/07-2《文件資料發(fā)文審批表》
ems/07-3《文件會簽表》
ems/07-4《文件資料收文登記表》
ems/07-5《文件修改記錄表》
ems/07-6《文件和資料控制檢查記錄》
ems/07-7《文件資料銷毀記錄》
ems/12-1《記錄(文件)借閱登記表》
第11篇 ohs管理體系文件內容
按照體系文件的層次分類可知,ohs管理體系文件可有管理手冊、程序文件、作業(yè)文件(即工作指令、作業(yè)指導書、記錄表格證據等)。
1. 管理手冊
根據ohsms標準及本組織職業(yè)安全衛(wèi)生方針、目標全面地描述本組織ohs管理體系的文件,主要供組織內的中、高層管理人員和提供客戶以及第三方審核機構審核時使用,集中表述本組織的ohs保證能力。
ohs管理手冊的內容通常包括如下內容:
·方針、目標、指標和管理方案;
·ohs管理、運行、審核或評審工作的崗位職責、權限和相互關系;
·關于程序文件的說明和查詢途徑;
·關于手冊的評審、修改和控制規(guī)定。
管理手冊在深度和廣度上可以不同,取決于組織的性質、規(guī)模、技術要求及人員素質,以適應組織的需要為前提。
2. 程序文件
根據本組織ohs管理手冊的要求,為達到既定的職業(yè)安全衛(wèi)生方針、目標所需要的程序和對策,描述實施ohs管理體系要素涉及的各個職能部門活動的文件,供各職能部門使用。
3. 作業(yè)文件
圍繞手冊和程序文件的要求,描述具體的工作崗位和工作現場如何完成某項工作任務的具體做法,是一個詳細的工作文件,主要供個人或小組使用。這類文件有些是在體系運行時根據需要不斷產生的,可分為兩類:
(1)工作指令,如工作指導書、作業(yè)指導書、檢驗指導書等。通常包括三個內容:指令干什么、如何干和出了問題怎么辦。
(2)記錄,記錄是ohsms文件最基礎的部分,包括設計、檢驗、試驗、調研、審核、復審的ohs記錄和圖表,事故、事件記錄以及用戶ohs信息反饋記錄等。這些都是證明各生產階段ohs是否達到要求和ohs管理體系運行有效性的證據,因而它具有可追溯性的特點。
需要指出的是,各層次的ohsms文件應與第一層次的ohsms手冊內容對應一致。各組織可以根據自身的規(guī)模大小和實際情況來劃分體系文件的層次等級,不一定按建議的三個層次等級。
ohsms標準中沒有明確要求組織必須編制ohs管理手冊。
第12篇 ohs管理體系文件資料控制程序
ohs管理體系文件和資料控制
組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保:
(1)它們能夠被恰當定位;
(2)對它們進行定期評審,必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性;
(3)職業(yè)安全健康管理體系的關鍵崗位,都能得到有關文件和資料的現行版本;
(4)及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回,或采取其他措施防止誤用;
(5) 法律、知識性文件和資料,予以適當標識并保存。
1.理解要點
對ohs管理體系文件的管理,如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等,是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所,有專人保管,并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置,新的文件要及時到達使用者手中,文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求,為了實施對文件和資料的控制,除管理手冊和程序文件外,還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發(fā)文件登記表等。文件控制在iso9000系列中已有較嚴格的要求,可參照執(zhí)行。
另一方面,ohs管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制,而不是建立過于繁瑣的文件控制系統(tǒng),在建立體系和運行體系中要注重實效。
2.審核要點
1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制(如:是否建立ohsms文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。
2)是否能保證體系運行的各個重要崗位,都能及時得到相應文件的現行版本。
3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件,是否都進行了適當的標識和管理。
4)文件的收發(fā)、復制、歸檔是否都有編號,有責任人員簽字。
5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。
6)文件發(fā)布前是否由授權人員審批其適用性。
7)文件修訂時,是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。
第13篇 物業(yè)管理手冊－文件控制程序
物業(yè)管理手冊:文件控制程序
1、目的
對與管理體系有關的文件進行控制,確保服務過程中使用的文件為有效版本。
2、適用范圍
適用于與公司管理體系有關的文件控制。
3、職責
3.1總經理負責批準發(fā)布管理體系文件。
3.2管理者代表負責審定管理體系文件。
3.3管理部負責對行政管理性文件的管理與控制。
3.4品質部負責對管理體系文件的審核、管理與控制。
3.5工程部負責技術性文件的管理與控制。
3.6各部門負責本部門業(yè)務范圍內與管理體系相關文件的管理與控制。
4、程序
4.1文件分類及保管
4.1.1公司內部使用的文件:各種行政管理制度,由管理部負責保管;管理體系文件由品質部負責保管;建筑單位移交的全部圖紙、文件資料和生產設備的圖紙等技術性文件,由工程部負責保管。具體執(zhí)行《技術資料、圖紙、文件分類管理辦法》的相關規(guī)定。
4.1.2外來文件,如與物業(yè)管理行業(yè)相關的國家和地方性政策、法規(guī)及標準等文件資料,由管理部負責保管。
4.1.3對于上述文件,各部門如有借用,需填寫借閱清單。
4.2文件的編號
4.2.1管理手冊編號
4.2.1.1文件號:jw/qem-ххх-2005
“jw”:河南**物業(yè)管理有限公司
“qem”:管理手冊
“ххх”:管理手冊編號
“2005”:管理手冊版本發(fā)布年份
4.2.1.2版本號:х/a
“х”:修訂次,以阿拉伯數字順序0、1、2、3……表示
“a”:版本狀態(tài),英文大寫字母順序a、b、c……表示
4.2.2作業(yè)指導書編號
4.2.2.1文件號:jw/wi-ххх-2005
“wi”:作業(yè)指導書
“ххх”:作業(yè)指導書編號
4.2.2.2版本號同管理手冊
4.2.3記錄編號:jw/jl-х.х-ххх
“jl”:記錄
“х.х”:記錄隸屬章節(jié)號
“ххх”:記錄編號
4.3文件的編寫、審核、審定和批準
4.3.1管理手冊由編寫小組編寫,品質部審核,管理者代表審定,總經理批準。
4.3.2作業(yè)指導書由各部門組織編寫,品質部審核,管理者代表審定,總經理批準。
4.4文件的發(fā)放和回收
4.4.1公司內部的發(fā)放范圍以適用部門和人員為原則,嚴格控制文件的濫發(fā),以便于管理和防止泄密,且保證為有效版本。
4.4.2公司的管理體系文件均為“受控文件”,并制作《受控文件清單》予以控制。但為了讓顧客或上級機關了解公司的管理體系,一般只提供《管理手冊》的“非受控版本”。同時按照本章節(jié)4.4.3的規(guī)定發(fā)放。
4.4.3品質部應在《受控版本文件分發(fā)及回收單》和《非受控版本文件分發(fā)單》上詳細記錄發(fā)放情況,便于追溯管理。
4.4.4受控版本文件和非受控版本文件應蓋有“受控版本”或“非受控版本”印章。
4.4.5作廢/失效的受控版本文件回收后應及時處理,留作資料的在封面上加蓋“作廢”章。
4.4.6非受控版本文件無需更換新的版本和回收。
4.5文件的保存、修訂、作廢與銷毀
4.5.1文件的保存和修訂
4.5.1.1各部門文件由本部門保管并填寫《文件保管清單》。
4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。
4.5.1.3文件修訂,填寫《文件修訂單》,經管理者代表審核,總經理批準后,品質部負責修訂、換頁。
4.5.2文件的作廢與銷毀
4.5.2.1各部門應按照體系的要求及時撤出失效或作廢的文件,由品質部加蓋“作廢”印章。
4.5.2.2要銷毀的作廢文件,由相關部門填寫《文件銷毀申請》,經管理者代表批準后,由品質部監(jiān)督相關部門銷毀。
4.6借閱管理體系有關的文件時,應填寫《文件借閱記錄》,由相關負責人審批后方可借閱,并登記備案。
4.7品質部每季度對各部門文件的保管及有效性進行檢查并填制《品質部抽檢單》。
4.8本程序產生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5、相關文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《技術資料、圖紙、文件分類管理辦法》
6、相關記錄
6.1《受控版本文件分發(fā)及回收單》jw/jl-4.2.3-001
6.2《非受控版本文件分發(fā)單》jw/jl-4.2.3-002
6.3《文件保管清單》jw/jl-4.2.3-003
6.4《文件修訂單》jw/jl-4.2.3-004
6.5《文件銷毀申請》jw/jl-4.2.3-005
6.6《文件借閱記錄》jw/jl-4.2.3-006
6.7《受控文件清單》jw/jl-4.2.3-007
6.8《品質部抽檢單》jw/jl-5.4.5-003
第14篇 物業(yè)公司程序文件－裝修管理控制程序
物業(yè)公司程序文件:裝修管理控制程序
1.0目的
通過對顧客裝修過程的控制,確保裝修符合規(guī)定要求。
2.0范圍
適用于顧客入住后進行裝修的全部過程。
3.0職責
3.1工程部負責制定《建筑、裝飾管理手冊》,并對管理處進行不定期的裝修檢查。
3.2管理處負責辦理具體的裝修手續(xù)并進行裝修過程的管理。
3.3管理處負責一般裝修方案的審批。工程部負責對結構、室內管線等有重大改動的裝修方案的審批。(商場、寫字樓裝修方案由消防局主管部門審批)。
4.0內容
4.1裝修申報
4.1.1裝修方案的審批。業(yè)主裝修前需填寫房屋裝修的審批表,將擬定裝修方案及相關資料報管理處審批。
1)無違反相關規(guī)定的一般裝修方案(如:結構、管線、外觀的變更、防水層的破壞等),管理處可進行審批。
2)結構、管線、外觀等有重大變動的裝修,管理處需將相關資料報公司工程部審批。
3)商場、寫字樓部位的裝修需報消防局主管部門審批。
4.1.2裝修施工單位的審查。業(yè)主裝修前攜帶裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照、資質證書、施工人員身份證明等資料報管理處審批。管理處對相關資料進行審查。
4.1.3辦理施工許可證。裝修方案審批合格,裝修施工單位審查合格后,管理處與業(yè)主簽定《房屋裝修管理協(xié)議書》,按照相關規(guī)定收取裝修押金,辦理裝修施工許可證及裝修施工人員出入證等相關手續(xù)。
4.2裝修施工過程的管理
4.2.1裝修過程中,管理處負責裝修管理的人員每天檢查裝修情況,嚴格按《建筑、裝飾管理手冊》的內容與標準檢查,發(fā)現有違反規(guī)定的,按相關規(guī)定要求業(yè)主整改,對于拒不執(zhí)行的,可根據《深圳市家庭居室裝修管理規(guī)定》及《業(yè)主公約》中相關規(guī)定強制執(zhí)行。
4.2.2房屋裝修完畢,管理處按《建筑、裝飾管理手冊》及協(xié)議中約定的相關標準進行驗收,對于不符合要求的,督促業(yè)主及時改正后再進行驗收。
4.2.3重大裝修,需經公司工程部驗收。商場、寫字樓裝修需經消防局主管部門驗收。
4.2.4從驗收合格之日起十日內管理處對裝修情況復驗,合格后將押金退還顧客和施工單位。
4.2.5對裝修檔案的管理應放入業(yè)主檔案內,保存期至業(yè)主搬遷后。
5.0引用文件與記錄
fg/g《北京市家庭居室裝修管理規(guī)定》
wi/z*《建筑、裝飾管理手冊》
第15篇 ohs管理體系文件知識
ohs管理體系文件知識
組織應以適當的工具如書面或電子形式建立并保持下列信息:
(1)對管理體系核心要素及其相互作用的描述;
(2)提供查詢相關文件的途徑。
l.理解要點
ohs管理體系文件是涉及全組織范圍的一個要素。在iso9000質量保證體系標準中體系文件分為三個層次,即a層為質量手冊,b層為質量體系程序,c層為其它質量文件(報告作業(yè)指導書等)。ohsms標準關于管理體系文件的表述中,沒有強求將其形成專門手冊的形式,也沒有刻求組織將體系文件分成三個層次,但依據iso9001的成功經驗,在具體實施中,為便于運作并具有可操作性,建議把ohs管理體系文件也分成三個層次,即管理手冊、程序文件和作業(yè)文件。
(1)管理手冊:
管理手冊應闡述ohs方針,目標和指標,管理方案,管理體系核心要素,管理體系有關的組織機構、職責和權限以及手冊的評審、修改和控制等規(guī)定。
(2)程序文件:
ohs管理體系程序文件是指為完成體系要求的職業(yè)安全健康活動所規(guī)定的方法。組織應建立與ohs管理體系要求和組織方針描述相一致的有關文件化的程序,它是ohs管理手冊的支持性文件,是對各項職業(yè)安全健康活動采取方法的具體描述,應具有可操作性和可檢查,程序文件是ohs管理體系實施中的內部法規(guī)性文件。
(3)作業(yè)文件:
可包括表格、報告、作業(yè)指導書、危險因素清單、法律法規(guī)登記名錄、“三同時”報告、安全評價報告、現場平面圖等,都可作為相關文件與程序、手冊一起共同組成一套有機結合、接口緊密、互相支持、整體統(tǒng)一的ohs管理體系文件。
制訂和建立文件時應考慮:①員工的安全知識和技能;②文件的價值;③審核的需要;④若某一過程或活動會因沒有文件而導致事故或不符合發(fā)生則必須制定文件。
2.審核要點
1)組織是否有文件化的ohs管理體系和文件清單。
2)組織ohs管理體系程序是否確定、形成文件、傳達并予以實施。
3)組織是否有建立和保持管理體系文件的程序。
4)ohs管理體系文件是否與現行管理文件相結合。
5)員工如何獲取與其工作相關的ohs管理體系文件。
6)組織的關鍵活動和作業(yè)是否有安全控制程序。
7)組織各層次文件接口是否良好,是否相互支撐,文件的一致性如何。
第16篇 某外資企業(yè)hse管理體系文件應急規(guī)劃和應急反應案例-3
本網據“安全、健康和環(huán)境”報導:
1 說明
對緊急情況及時有效的反應可以降低包括人員、財產和環(huán)境在內的事故損失。雖然安全管理體系力求確保所有的危險都能找出,風險也降低到一個相當實際的水平,緊急情況還是可能發(fā)生,并且如果得不到控制會出現嚴重的后果。應急反應計劃的目的就是確定潛在的緊急情況,并建立程序、劃分責任、對外部機構提供通知、建立聯(lián)絡的方法并且提供內部和外部的反應來控制和結束緊急情況。
2 領導和控制
管理層應當保證企業(yè)有一個概述在緊急情況下所應當遵守的安排和程序的應急反應計劃。
·應急反應計劃應當概括描述出應急反應行動。該計劃應當列出組織機構、充當的角色和關鍵人員的責任以及命令鏈。計劃應當進一步地表明在緊急情況下的聯(lián)絡安排,這包括向社團應急反應單位(cesu)的申請報告。
·如果可能的話,管理層應當確保在控制緊急情況時有有效的組織和管理。
·管理層應當保證在指揮人員失去指揮能力或者不能提供領導,而這又將會導致緊急情況的發(fā)生時有一個意外事故管理安排。
·安排環(huán)保部應當對應急反應計劃進行維持,并協(xié)調必要的行動來確保其有效。
3 可預見危險
進行分析來確定緊急情況可能會使疏散、逃離或救援的要求提高。針對以下情況的應急反應已經編寫出來了:
a) 火災/爆炸;
b) 結構破壞/倒塌;
c) 井控問題;
d) 應急跳水;
e) 人員落水;
f) 海上緊急情況
g) 醫(yī)療疏散;
h) 臺風;
i) 恐怖主義行為;
j) 直升機;
k) 棄平臺。
4 聯(lián)絡
可能受到計劃影響的所有人員都應當得到充足的信息,以便他們知道自己的責任是什么。應當有程序來保證告知所有的人員,包括承包商人員和來訪者,使其了解在緊急情況下的責任和應當采取的行動。在岸上應當有足夠的聯(lián)絡裝備,以保證同時處理對3個平臺、公眾和政府機構的聯(lián)絡。
5 培訓
對設施的所有人員應當給予足夠的信息、指導和培訓,以使他們在緊急情況下能夠采取恰當的行動。
·如果可能的話,這樣的培訓應當在到達設施之前進行。這樣在設施上將進行有關的補充性的附加培訓。
·培訓將包括諸如專門的應急反應課程、教育程序和應急演習方面相應的內容。
·在緊急情況下,應當有足夠的在緊急救助方面受過培訓的人員來協(xié)助。
6 計劃存放
應當有足夠數量的計劃副本,以使在岸上和岸外地點都可以得到,在設施上的所有人都應當可以得到。
7 應急反應的測試和練習
為確保計劃的有效性,應急反應計劃應當定期地進行測試和練習。
測度和練習應當確保:
a) 在計劃中承擔特殊任務的人員勝任他們的職責;
b) 所有的人員熟悉計劃的要求;
c) 對特殊情形進行測試和評價;
d) 保持設備的反應;
e) 外部服務中心和服務提供者知道他們所擔負的角色,新雇員和承包商人員熟悉計劃;
f) 管線和設施關斷程序的工作達到要求的標準。
每一海上設施應當在主要和次要的集合點設定集合的標準。標準應當清楚地表明在集合點完成集合所期望的時間。
8 設備的編碼
a) 所有的主動力系統(tǒng)應當進行標示;
b) 所有運送烴類和可燃物質的管線應當進行標示;
c) 所有的消防管線應當進行標示;
d) 所有的緊急控制應當標示清楚并且貼上標簽;
e) 所有用于消防或救助隊的應急設備應當清楚地予以標示。
9 人員逃生裝備(僅適用于岸外)
管理層應當確保所有在設施上工作的人員都可以得到個人逃生裝備。
10 應急裝備的測試
應當對所有的應急設備編制一個正式的測試計劃,并且納入到預防性維護程序中去。
11 應急反應隊
每一設施應當建立應急反應隊來處理設施上的特殊情況,這些情況包括但不限于:
a) 火災緊急情況;
b) 直升機緊急情況;
c) 人員的落水;
d) 救生筏操作。
每一反應隊應當作為一個單元進行訓練。每一反應隊都應當參與到旨在檢驗應急反應能力的練習中去。由管理層組成的岸上應急反應隊也應當參與到大規(guī)模的練習中去。
12 安全聯(lián)絡
每一設施應當具備用于緊急情況使用的足夠的聯(lián)絡系統(tǒng)。所有用于上述用途的設備應當進行測試和維護,使其達到隨時可用狀態(tài)。
13 布置圖
應當畫出應急設備和用具的布置圖。布置圖應當貼在設施上所有的人員都可以看得到的地方。布置圖應當定期地進行審核以適應情況的變化。
14 與公眾/當地機構的聯(lián)絡
聯(lián)絡計劃應當作為應急反應計劃的一部分予以出版。
15 計劃審核
計劃應當在每一次重大緊急情況之后和每次應急演習之后,由參與者進行一次年度審核。
·審核應當將組織機構、人力、工作活動、工作環(huán)境、新設備和技術進步等方面的變化考慮進去。
·計劃應當在所有的測試和練習之后進行,并且如果有必要應當進行修訂。
·修訂過的計劃應當通知所有人。
16 共同救助
如果有必要,管理層應當同其他公司一道參加到共同救助計劃中去。
