- 目錄
有哪些
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的會計制度涵蓋了多種核心要素，包括但不限于：
1. 資金管理：規(guī)定如何籌集、使用和報告資金流。
2. 成本核算：定義如何記錄和分配開發(fā)項目的成本。
3. 財務報表編制：規(guī)定財務報告的格式、內容和頻率。
4. 稅務處理：指導如何遵守稅法，進行稅務規(guī)劃和申報。
5. 內部控制：設計一套確保財務信息準確性和完整性的流程。
內容是什么
這些制度詳細規(guī)定了會計流程，如：
- 收入確認原則：明確銷售房產(chǎn)的收入何時可以確認。 - 存貨計量：說明土地、在建工程和完工物業(yè)的估值方法。 - 風險管理：制定應對市場波動、信貸風險和法律風險的策略。 - 會計政策選擇：確定折舊、攤銷、減值測試等會計估計的依據(jù)。 - 審計程序：規(guī)定內部審計和外部審計的程序和標準。
規(guī)范
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的會計制度需遵循國家法律法規(guī)，如《企業(yè)會計準則》和《稅法》，并結合行業(yè)特點進行細化。制度應：
1. 清晰明確：確保所有會計活動有章可循，減少誤解。
2. 實時更新：隨著法規(guī)變化和業(yè)務發(fā)展，定期修訂制度。
3. 公平公正：保證財務信息的透明度，防止舞弊。
4. 內外一致：對外報告與內部管理會計保持一致，體現(xiàn)企業(yè)真實狀況。
重要性
會計制度對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)至關重要，它：
1. 提供決策依據(jù)：準確的財務信息有助于管理層制定戰(zhàn)略。
2. 保障投資者利益：透明的財務報告增強投資者信心。
3. 遵守法規(guī)：避免因會計錯誤導致的法律糾紛。
4. 維護企業(yè)聲譽：良好的會計實踐提升企業(yè)形象，增強市場競爭力。
完善的會計制度是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)穩(wěn)健運營的基礎，不僅規(guī)范了財務管理，也是企業(yè)長遠發(fā)展的基石。
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會計制度范文
第1篇 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會計制度
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會計制度
1993年1月7日財政部（93）財會字第02號文件發(fā)布_
__此文如下：
國務院有關主管部門，各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市財政廳（局）：
為了適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，規(guī)范和加強房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會計核算工作，根據(jù)《企業(yè)會計準則》，我們制定了《房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會計制度》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請轉發(fā)所屬企業(yè)，自1993年7月1日起執(zhí)行。我部1988年10月20日印發(fā)的，《國營城市建設綜合開發(fā)企業(yè)會計制度會計科目和會計報表》同時廢止。
執(zhí)行中有何問題，請隨時函告我部。
目錄
一、總說明
二、會計科目
(一)會計科目表
(二)會計科目使用說明
三、會計報表
(一)會計報表種類和格式
(二)會計報表編制說明
附錄：主要會計事項分錄舉例
一、 總 說 明
(一)為了規(guī)范房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的會計核算，便于貫徹執(zhí)行《企業(yè)會計準則》，特制定本制度。
(二)本制度適應于設在中華人民共和國境內的所有房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)。
(三)企業(yè)應按本制度的規(guī)定，設置和使用會計科目。在不影響會計核算要求和會計報表指標匯總，以及對外提供統(tǒng)一的會計報表的前提下，可以根據(jù)實際情況自行增設、減少或合并某些會計科目。
本制度統(tǒng)一規(guī)定會計科目的編號，以便于編制會計憑證，登記賬簿，查閱賬目，實行會計電算化。各企業(yè)不得隨意打亂重編。在某些會計科目之間留有空號，供增設會計科目之用。
企業(yè)在填制會計憑證、登記帳簿時，應填制會計科目的名稱，或同時填列會計科目的名稱和編號，不應只填列會計科目編號，不填列會計科目名稱。
（四）企業(yè)對外報送的會計報表的具體格式和編制說明，由本制度規(guī)定；企業(yè)內部管理需要的會計報表，由企業(yè)自行規(guī)定。
企業(yè)會計報表應按月或按年報送當?shù)刎敹悪C關、開戶銀行、主管部門。國有企業(yè)的年度會計報表應同時報送同級國有資產(chǎn)管理部門。
月份會計報表應于月份終了后10天內報出；年度會計報表應于年度終了后35天內報出。另有規(guī)定者，從其規(guī)定。
會計報表的填列以人民幣“元”為金額單位，“元”以下填至“分”。
企業(yè)向外報出的會計報表應依次編定頁數(shù)，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面應注明：企業(yè)名稱、地址、開業(yè)年份、報表所屬年度、月份、送出日期等，并由企業(yè)領導、總會計師(或代行總會計師職權的人員)和會計主管人員簽名或蓋章
企業(yè)對外投資如占被投資企業(yè)資本總額半數(shù)以上，或者實質上擁有被投資企業(yè)控制權的，應當編制合并會計報表。特殊行業(yè)的企業(yè)不宜合并的，可不予合并，但應將其會計報表一并報送。
(五)本制度由中華人民共和國財政部負責解釋，需要變更時，由財政部修訂。
(六)本制度自1993年7月1日起執(zhí)行。
二、會計科目
（一）會計科目表
順序號編號科目名稱頁數(shù)順序號編號科目名稱頁數(shù)
1
2
3
4
5
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139
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151
155
156
159
161
171
181
201
202一、資產(chǎn)類`
現(xiàn)金
銀行存款
其他貨幣資金
短期投資
應收票據(jù)
應收帳款
壞帳準務
預付帳款
其他應付
物資采購
采購保管費
庫存材料
庫存設備
低值易耗品
材料成本差異
委托加工材料
開發(fā)產(chǎn)品
分期收款開發(fā)產(chǎn)品
出租開發(fā)產(chǎn)品
周轉房
待攤費用
長期投資
固定資產(chǎn)
累計折舊
固定資產(chǎn)清理
固定資產(chǎn)購建支出
無形資產(chǎn)
遞延資產(chǎn)
待處理財產(chǎn)損溢
二、負債類
短期借款
應付票據(jù)
7
7
10
11
12
13
14
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16
16
19
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41
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33
34
35
36
37
38
39
40
41
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49
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51
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56
57
58
59
60
61203
204
209
211
214
221
223
229
231
241
251
261
301
311
313
321
322
401
407
510
502
503
504
511
512
521
522
531
541
542應付帳款
預收帳款
其他應付款
應付工資
應付福利費
應交稅金
應付利潤
其他應交款
預提費用
長期借款
應付債券
長期應付款
三、所有者權益類
實收資本
資本公積
盈余公積
本年利潤
利潤分配
四、成本類
開發(fā)成本
開發(fā)間接費用
五、損益類
經(jīng)營收入
經(jīng)營成本
銷售費用
經(jīng)營稅金及附加
其他業(yè)務收入
其他業(yè)務支出
管理費用
財務費用
投資收益
營業(yè)外收入
營業(yè)外支出42
43
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44
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45
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59
59
60
60
61
61
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62
63
63
附注：
企業(yè)可以根據(jù)實際需要增減或合并下列會計科目：
1.有所屬內部獨立核算單位的企業(yè)，可以增設“302撥付所屬資金”科目；附屬單位可以相應增設“142上級撥入資金”科目；
2．企業(yè)發(fā)生調進外匯業(yè)務的，可以增設“118外匯價差”科目；
3．企業(yè)內部各部門、各單位周轉使用的備用金，可單獨設置“120備用金”科目核算；
4．采用實際成本進行材料日常核算的企業(yè)，可以不設“物資采購”和“材料成本差異”科目，增設“122在途物資”科目；
5．根據(jù)需要，企業(yè)可以不設置“材料成本差異”科目，而在“庫存材料”、“低值易耗品”科目內分別設置“成本差異”明細科目核算；
6．低值易耗品較少的企業(yè)，可將其并入“庫存材料”科目核算；
7．預收、預付賬款不多的企業(yè)，可以不設置“預收賬款”、 “預付賬款”科目，將預收、預付賬款業(yè)務在“應收賬款”、“應付賬款”科目核算；
7．企業(yè)發(fā)行不超過一年期的短期債券，可以增設“205應付短期債券”科目；
9．企業(yè)根據(jù)管理要求，可以將“開發(fā)成本”、“開發(fā)問接費用”科目合并為“402開發(fā)費用”科目；或將“開發(fā)成本”科目分為“403土地開發(fā)”、“404房屋開發(fā)”、“405配套設施開發(fā)”、“406代建工程開發(fā)”四個科目；
10．有施工隊伍的企業(yè)，對開發(fā)項目采取自營施工建設的，可以增設“408工程施工”、 “409施工間接費用”科目；
11．房地產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務以外的其他業(yè)務中，經(jīng)營規(guī)模較大、收入較多的經(jīng)常性業(yè)務，企業(yè)可以參照財政部印發(fā)的相應行業(yè)會計制度，增設有關資產(chǎn)、收人、成本、費用、我金等科目，單獨核算；
12．還有其他未包括在會計科目表范圍內的其他資產(chǎn)、其他負債，企業(yè)可根據(jù)具體情況，增設有關會計科目進行核算。
(二)會計科目使用說明
第101號科目 現(xiàn) 金
一、本科目核算企業(yè)的庫存現(xiàn)金。
企業(yè)內部各部門、各單位周轉使用的備用金，在“其他應收款”科目核算，或單獨設置“備用金”科目核算，不在本科目核算。
二、企業(yè)收到現(xiàn)金，借記本科目，貸記有關科目；支出現(xiàn)金，借記有關科目，貸記本科目。
三、企業(yè)應設置“現(xiàn)金日記賬”，由出納人員根據(jù)收付款憑證，按照業(yè)務的發(fā)生
第2篇 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司檔案管理制度:
1.主要內容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容。
2. 檔案的管理機構
2.1 公司辦公室是檔案管理機構,公司辦公室主任具體負責檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。
2.2 文書結案后,財務資料,技術資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、技術部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術資料由技術部負責歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。
2.3 各部室、各單位或個人視實際需要,經(jīng)公司領導批準后可留存影本。
2.4 公司檔案員(兼)主要工作職責
2.4 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.4 .2 對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
2.4 .3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4 .4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.4 .5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。
3． 歸檔范圍
3.1 政府及上級部門法規(guī)性文件資料。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.2 公司內部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃;公司年度、月度工作總結和調查報告。公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標、公司大事記等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.3 公司內部資質資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質證書。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.4 公司項目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設用地批準書、建設用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預售許可證等。(由開發(fā)部負責歸檔移交辦公室保存)
3.5 公司工程技術資料。包括各類工程圖紙等。(由技術部負責歸檔并保存)
3.6 公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負責歸檔并保存)
3.7 公司項目預決算資料。(由預決算部負責歸檔并保存)
3.8 公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標志牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負責歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)
3.9 公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負責歸檔并保存)
3.1 0公司財務憑證。(由財務料整理并保存)
3.1 1 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓、任命、工資審核記錄等相關資料。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.1 2公司法律文書資料。(由合同部負責歸檔并保存)
3.1 3公司榮譽證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.1 4 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.1 5題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負責歸檔并保存)
4. 檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5. 檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。
5.1 立卷歸檔的時間
5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在十日內整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內辦理交接手續(xù)。
5.1.2 對于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.2.1 各部室設立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。
5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.2.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
5.2.6 立卷應以各部室形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.2.7 立卷應以部室為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.2.8 立卷應把上級文件與公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.2.1 0 文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.2.1 1 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.2.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 檔案的借閱
6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱。
6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可借閱。
6.3 檔案借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證,不得轉借。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
7. 檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調離。
8. 超期檔案的銷毀
8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報公司總經(jīng)理批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9. 檔案的保管檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。
第3篇 f房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司檔案管理制度:
1.主要內容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容。
2.檔案的管理機構
2.1公司辦公室是檔案管理機構,公司辦公室主任具體負責檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。
2.2 文書結案后,財務資料,技術資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、技術部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術資料由技術部負責歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。
2.3 各部室、各單位或個人視實際需要,經(jīng)公司領導批準后可留存影本。
2.4公司檔案員(兼)主要工作職責
2.4.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.4.2 對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
2.4.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4.4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.4.5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。
3. 歸檔范圍
3.1 政府及上級部門法規(guī)性文件資料。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.2 公司內部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃;公司年度、月度工作總結和調查報告。公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標、公司大事記等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.3公司內部資質資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質證書。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.4公司項目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設用地批準書、建設用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預售許可證等。(由開發(fā)部負責歸檔移交辦公室保存)
3.5公司工程技術資料。包括各類工程圖紙等。(由技術部負責歸檔并保存)
3.6公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負責歸檔并保存)
3.7公司項目預決算資料。(由預決算部負責歸檔并保存)
3.8公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標志牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負責歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)
3.9公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負責歸檔并保存)
3.10公司財務憑證。(由財務料整理并保存)
3.11 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓、任命、工資審核記錄等相關資料。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.12公司法律文書資料。(由合同部負責歸檔并保存)
3.13公司榮譽證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.14 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.15題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負責歸檔并保存)
4.檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5.檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。
5.1 立卷歸檔的時間
5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在十日內整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內辦理交接手續(xù)。
5.1.2 對于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.2.1 各部室設立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。
5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.2.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
5.2.6 立卷應以各部室形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.2.7 立卷應以部室為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.2.8 立卷應把上級文件與公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.2.10 文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.2.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.2.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.檔案的借閱
6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱。
6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可借閱。
6.3 檔案借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證,不得轉借。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
7.檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調離。
8.超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報公司總經(jīng)理批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.檔案的保管檔案保管工作應做到四不:
不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。
