大學(xué)檔案管理制度4篇

有哪些

大學(xué)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：檔案分類與編碼規(guī)則、檔案收集與整理程序、檔案保管與利用規(guī)定、檔案安全與保密措施、檔案數(shù)字化與信息化管理、檔案工作職責(zé)與責(zé)任追究機(jī)制。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼規(guī)則： - 按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為學(xué)術(shù)研究、行政管理、教務(wù)教學(xué)、學(xué)生事務(wù)等類別。 - 每個(gè)類別下設(shè)定詳細(xì)的子類，如學(xué)術(shù)研究下設(shè)科研項(xiàng)目、論文發(fā)表等。 - 制定統(tǒng)一的編碼體系，每個(gè)檔案文件都有唯一的編號(hào)，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理程序： - 定期收集各部門產(chǎn)生的檔案，確保及時(shí)性。 - 對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步審核，確保內(nèi)容完整、真實(shí)。 - 整理歸檔，按照分類編碼規(guī)則進(jìn)行排列。

3. 檔案保管與利用規(guī)定： - 設(shè)立專門的檔案室，保持適宜的溫濕度，確保檔案的物理安全。 - 建立借閱制度，規(guī)定借閱流程和期限，保護(hù)檔案信息安全。 - 提供檔案查詢服務(wù)，滿足校內(nèi)外合法用戶的需求。

4. 檔案安全與保密措施： - 對(duì)涉密檔案實(shí)行特殊管理，限制訪問(wèn)權(quán)限。 - 定期進(jìn)行安全檢查，防止火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)害等風(fēng)險(xiǎn)。 - 建立應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

5. 檔案數(shù)字化與信息化管理： - 將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檢索效率。 - 建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線存儲(chǔ)、檢索和分享。 - 定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。

6. 檔案工作職責(zé)與責(zé)任追究機(jī)制： - 明確檔案管理部門的職責(zé)，包括檔案的收集、整理、保管和提供利用。 - 對(duì)違反規(guī)定的個(gè)人或部門，依據(jù)責(zé)任追究制度進(jìn)行處理。

上墻內(nèi)容

1. "檔案管理，守護(hù)知識(shí)的脈絡(luò)，服務(wù)校園生活。"

2. "檔案分類明確，編碼清晰，方便查找。"

3. "安全第一，保密為重，確保檔案信息安全。"

4. "檔案工作人人有責(zé)，違規(guī)必究，維護(hù)檔案管理秩序。"

5. "數(shù)字化進(jìn)程，讓檔案觸手可及，服務(wù)無(wú)界。"

以上各項(xiàng)規(guī)章制度旨在規(guī)范大學(xué)檔案管理工作，提高檔案管理效率，保障檔案的安全和有效利用，同時(shí)促進(jìn)檔案工作的專業(yè)化和現(xiàn)代化。各相關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)大學(xué)檔案的完整性和權(quán)威性。

大學(xué)檔案管理制度范文

第1篇 某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

1、目的:

規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。

2、適用范圍:

適用于各部門各種檔案的管理工作。

3、職責(zé):

3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1檔案管理的內(nèi)容:

4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:

a)公司各種行政文件;

b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;

c)部門收發(fā)文記錄;

d)本部門形成的質(zhì)量記錄;

e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。

4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:

a)辦公室保存公司所有文件(除財(cái)務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。

b)各部門保管各部門的資料。

c)辦公室保管人事檔案和各種合同。

4.2檔案的保管目的

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)延長(zhǎng)檔案壽命;

4.3檔案的密級(jí)

檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 檔案的保管方式

4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識(shí)

各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時(shí)間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

4.4.2編制目錄:

4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁(yè)位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》;

4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。

4.5檔案的查閱權(quán)限

4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.6.2部門檔案管理員審核其資格:

a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財(cái)務(wù)除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財(cái)務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案,由總經(jīng)理審批。

4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。

4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.9檔案的銷毀

4.9.1超過(guò)保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。

4.9.2該清單報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核,由管理者代表審批后進(jìn)行銷毀,財(cái)務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。

4.9.3銷毀時(shí)應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場(chǎng),銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。

5相關(guān)文件

6記錄

6.1《文件歸檔目錄》

6.2《文件和資料銷毀清單》

6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》

第2篇 大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

##大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性,有序性的有力保障,為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化,特制定此項(xiàng)制度,以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開(kāi)展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理,秘書(shū)處監(jiān)督管理,每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理,將有關(guān)資料歸檔備案。

3,校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。

5.檔案形式要求:對(duì)于各部文檔案,應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì),向辦公室索取檔案帶,待總結(jié)完后一并上繳。

6.檔案上繳日期:在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

7.檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

二,檔案內(nèi)容要求:

(一)人事檔案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定,以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案,由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

2、年度工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定,一式三份,每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院,作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定,由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

(二)工作檔案包括校學(xué)生會(huì)工作目錄,各部門工作檔案,上級(jí)及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案,由辦公室整理保管。

l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記,按日期順序記錄,并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。

2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見(jiàn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

(三)財(cái)務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等,由主席團(tuán)負(fù)責(zé),定期檢查,詳見(jiàn)財(cái)務(wù)制度。

(四)活動(dòng)檔案

1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書(shū);活動(dòng)籌備情況;活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果;活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié),并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書(shū)要借閱有關(guān)文件,但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后,應(yīng)保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應(yīng)該及時(shí)歸還,若有遺失應(yīng)做出書(shū)面檢討,主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

3)查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號(hào)。

4)認(rèn)真填寫索檔單,并由部長(zhǎng)以上簽名。

5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù),并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

6)檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還,過(guò)期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

2、借閱手續(xù):

(1) 借閱檔案必須有證明,由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱,沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記,登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

(2)借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)(包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人),做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

(3)借閱時(shí)間不得超過(guò)一周(主席團(tuán)同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

(4)復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的,需向團(tuán)委提出書(shū)面申請(qǐng),并經(jīng)主席簽字同意后方可,

秘書(shū)處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記(包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

第3篇 大學(xué) 實(shí)驗(yàn)中心檔案管理制度

為貫徹原國(guó)家教委《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室工作規(guī)程》的精神和規(guī)定，科學(xué)規(guī)范地做好實(shí)驗(yàn)室工作的檔案管理，提高實(shí)驗(yàn)室功能和效率，使實(shí)驗(yàn)室更好地為科研教學(xué)服務(wù)，更好地評(píng)估實(shí)驗(yàn)教學(xué)投資收益，特制定本制度。

一、 實(shí)驗(yàn)中心（室）工作檔案管理的內(nèi)容

1. 實(shí)驗(yàn)中心(室)概況：學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實(shí)驗(yàn)中心(室)建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料。實(shí)驗(yàn)中心(室)建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，實(shí)驗(yàn)中心(室)占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。

2. 實(shí)驗(yàn)中心(室)任務(wù)：實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)課程及項(xiàng)目、每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)開(kāi)課記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)科表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)的考核方法及歷年試題、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有關(guān)記錄，承擔(dān)的科研和社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目及工作量。

3. 實(shí)驗(yàn)中心(室)儀器設(shè)備、低制耐用品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計(jì)帳、低制耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等，大型儀器設(shè)備的論證報(bào)告、訂貨合同、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、損壞維修記錄說(shuō)明書(shū)、使用記錄、說(shuō)明書(shū)等，材料領(lǐng)用記錄等。

4. 實(shí)驗(yàn)中心(室)管理制度和工作記錄：實(shí)驗(yàn)中心(室)人員崗位責(zé)任制、實(shí)驗(yàn)中心(室)專職人員工作日志、實(shí)驗(yàn)中心(室)研究活動(dòng)記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況，實(shí)驗(yàn)中心(室)工作計(jì)劃、研究論文、成果鑒定證書(shū)、自制或改造的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

5. 實(shí)驗(yàn)中心(室)經(jīng)費(fèi)使用：實(shí)驗(yàn)中心(室)年度儀器設(shè)備購(gòu)置、實(shí)驗(yàn)材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)中心(室)年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、測(cè)試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計(jì)資料。

6. 實(shí)驗(yàn)中心(室)每年上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

二、 實(shí)驗(yàn)中心（室）工作立卷歸檔的管理

1. 實(shí)驗(yàn)中心(室)及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷：

(1)國(guó)家及國(guó)家教育部與各部位、市教委有關(guān)實(shí)驗(yàn)中心(室)工作的法規(guī)文件;

(2)學(xué)校有關(guān)實(shí)驗(yàn)中心(室)發(fā)展建設(shè)與改革等文件;

(3)實(shí)驗(yàn)中心(室)建制審批(含實(shí)驗(yàn)中心或?qū)嶒?yàn)室建立、合并、調(diào)整、撤消等)文件;

(4)實(shí)驗(yàn)中心(室)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度;

(5)實(shí)驗(yàn)中心(室)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃;

(6)實(shí)驗(yàn)中心(室)年度工作總計(jì)及實(shí)驗(yàn)中心(室)內(nèi)工作人員考核表等。

2.以學(xué)校名義向上級(jí)部門定期或不定期報(bào)出的實(shí)驗(yàn)中心(室)工作的各種報(bào)告、報(bào)表或數(shù)據(jù)卷：

a.實(shí)驗(yàn)中心(室)基本情況類

(1)學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心(室)任務(wù)及人員情況學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;

(2)學(xué)校實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;

(3)學(xué)校專職實(shí)驗(yàn)工作人員學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;

(4)學(xué)?；A(chǔ)課教學(xué)實(shí)驗(yàn)中心(室)基本情況學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。

b.設(shè)備管理類

(1)學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件建設(shè)與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;

(2)學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;

3.實(shí)驗(yàn)中心(室)管理卷：

(1)實(shí)驗(yàn)中心(室)環(huán)境條件的增擴(kuò)與實(shí)驗(yàn)中心(室)改革方案文件;實(shí)驗(yàn)中心(室)工作的評(píng)估;實(shí)驗(yàn)中心(室)工作人員及其變更情況;實(shí)驗(yàn)中心(室)管理方面的重要實(shí)施細(xì)則;實(shí)驗(yàn)中心(室)主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等;

(2)儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片;

(3)大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購(gòu)可行性報(bào)告、訂貨合同、裝箱單、使用說(shuō)明書(shū)、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其履歷本、降等降級(jí)報(bào)告和報(bào)損報(bào)廢等資料。(其中使用說(shuō)明書(shū)和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實(shí)驗(yàn)中心或?qū)嶒?yàn)室借用保管)。

4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理卷：

(1)實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、教材、講義、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū);

(2)每學(xué)年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃表;

(3)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目(題目)的更新、改造與淘汰等資料;

(4)實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程、項(xiàng)目(題目)卡片(統(tǒng)一建立實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目庫(kù))。

三、實(shí)驗(yàn)中心（室）工作檔案管理

1.本制度適用于西南財(cái)經(jīng)大學(xué)各級(jí)各類實(shí)驗(yàn)中心、實(shí)驗(yàn)室。

2.實(shí)驗(yàn)中心(室)檔案管理應(yīng)在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下進(jìn)行，各單位要有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，單位主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。

3.實(shí)驗(yàn)中心(室)工作檔案，從實(shí)驗(yàn)中心(室)建立之日起開(kāi)始建檔，并逐年積累，嚴(yán)加保管。

4.各單位根據(jù)實(shí)驗(yàn)中心(室)工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷、定期歸檔。

5.嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)中心(室)檔案借閱手續(xù)，實(shí)驗(yàn)中心(室)主任及具體管理人員變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)辦理移交手續(xù)。

6.本制度自下發(fā)之日起施行。由經(jīng)濟(jì)管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心負(fù)責(zé)解釋。

第4篇 ##大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開(kāi)展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理，秘書(shū)處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

3， 校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案，工作檔案，財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5. 檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

6. 檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

7. 檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

二，檔案內(nèi)容要求：

（一）人事檔案 包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

2、年度工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

&

nbsp； 3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

（二）工作檔案 包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。

2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見(jiàn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

（三）財(cái)務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見(jiàn)財(cái)務(wù)制度。

（四）活動(dòng)檔案

1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書(shū)；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。

2、 活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1，查閱要求：

1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書(shū)要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書(shū)面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

3) 查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

4) 認(rèn)真填寫索檔單，并由部長(zhǎng)以上簽名。

5) 各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

6) 檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過(guò)期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

2、借閱手續(xù)：

（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

（3）借閱時(shí)間不得超過(guò)一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書(shū)面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可，

秘書(shū)處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。