- 目錄
有哪些
1. 用戶注冊與驗證：
- 新用戶需通過郵箱或手機號進行注冊，完成身份驗證。
- 提供詳細的注冊指南，確保用戶理解并同意服務條款和隱私政策。
2. 用戶賬戶管理：
- 用戶可自行修改密碼，但需符合復雜性要求，確保安全。
- 提供找回密碼功能，通過安全問題或驗證機制恢復賬戶。
3. 權限分配：
- 根據用戶角色（如管理員、普通用戶）設定不同權限等級。
- 對于敏感操作，如刪除、修改重要信息，需二次確認或管理員審批。
4. 用戶行為規(guī)范：
- 制定并執(zhí)行社區(qū)準則，禁止騷擾、欺詐等不良行為。
- 用戶舉報機制，快速處理違規(guī)行為。
5. 數據保護與隱私：
- 加密存儲用戶敏感信息，如密碼和個人資料。
- 不對外分享用戶數據，除非法律要求或用戶明確同意。
6. 用戶支持與服務：
- 提供多渠道支持，如在線聊天、電子郵件、電話熱線。
- 定期收集用戶反饋，持續(xù)優(yōu)化產品和服務。
模板
1. 注冊流程：
- 用戶提交注冊申請，系統自動發(fā)送驗證碼。
- 用戶輸入驗證碼，系統驗證后創(chuàng)建賬戶。
2. 權限調整：
- 管理員可在后臺為用戶分配角色，更新權限設置。
- 用戶權限變更時，發(fā)送通知郵件或消息。
3. 行為監(jiān)管：
- 監(jiān)控用戶活動，識別潛在違規(guī)行為。
- 違規(guī)行為記錄，按照社區(qū)準則進行警告或禁言。
4. 數據安全：
- 使用aes加密技術保護用戶數據。
- 定期進行安全審計，確保數據保護措施有效。
5. 用戶服務響應：
- 提供24/7客戶支持，確保問題得到及時解決。
- 每季度評估用戶滿意度，作為服務改進依據。
標準
1. 身份驗證：確保每個賬戶對應一個真實身份，防止虛假注冊。
2. 權限管理：清晰界定各角色權限，避免權限濫用。
3. 行為規(guī)范：維護和諧的在線環(huán)境，保障用戶權益。
4. 數據安全：遵循國際標準，如gdpr，保護用戶隱私。
5. 支持質量：設定響應時間目標，提高用戶滿意度。
6. 持續(xù)改進：定期審查用戶管理規(guī)程，適應業(yè)務發(fā)展和法規(guī)變化。
本規(guī)程旨在提供一套全面、規(guī)范的用戶管理框架，確保用戶在平臺上的體驗安全、愉快，同時保障企業(yè)的運營效率和合規(guī)性。各相關部門應根據規(guī)程執(zhí)行，適時調整策略以應對不斷變化的用戶需求和技術環(huán)境。
用戶管理規(guī)程范文
第1篇 小區(qū)業(yè)主用戶搬遷管理規(guī)程-10
小區(qū)業(yè)主、用戶搬遷管理規(guī)程(十)
1.0目的:
確保小區(qū)內公共秩序井然,業(yè)主/用戶財產有所保障。
2.0范圍:
適用__嘉園管理處服務區(qū)域
3.0方法和過程控制:
3.1.業(yè)主/用戶搬入:
3.1.1 業(yè)主/用戶搬入小區(qū)是指遷入小區(qū)居住;
3.1.2租戶遷入小區(qū)居住需按照入伙規(guī)程到物業(yè)管理處登記備案,辦理相關手續(xù)后在《入伙業(yè)主/用戶情況登記表》上填寫入住日期;
3.1.3 租戶辦理遷入手續(xù)時,該單元業(yè)主必須在場。
3.2業(yè)主/用戶搬出:
3.2.1 業(yè)主/用戶搬出是指業(yè)主/用戶將物品搬出小區(qū)或遷出小區(qū)居住;
3.2.2業(yè)主/用戶將物品搬出小區(qū),需提前到業(yè)主/用戶服務中心辦理手續(xù);由物業(yè)管理處驗證和開具《放行條》;
3.2.3 若為遷出小區(qū)居住,業(yè)主/用戶應提前三天或一周到物業(yè)管理處辦理水、電、管理服務費結算手續(xù),物業(yè)管理處開具《放行條》并按要求填寫《業(yè)主/用戶搬出登記表》,若為租戶搬出必需經業(yè)主簽確同意,并查實搬出物品無誤后物業(yè)管理處開具《放行條》并按要求填寫《業(yè)主/用戶搬出登記表》;
3.3業(yè)主/用戶搬入/出時若需使用電梯,應盡量避免電梯使用高峰期,同時物件不得堆放在過道上,以免影響他人使用電梯和行走。
3.4搬運過程當中,必須小心愛護公共財產設施,防止磕碰損壞,否則照價賠償。
3.5搬運過程當中,應注意保持環(huán)境衛(wèi)生,同時不得大聲喧嘩,以免影響小區(qū)的整潔和其他業(yè)主/用戶的正常生活。
3.6違規(guī)處罰條款
對搬遷過程中嚴重違規(guī)者,由違規(guī)人員交付賠償金,管理處視情況處理賠償金(如修復被損壞的公共設施或協助受損失的業(yè)主索賠),對造成損壞的,要求違規(guī)人員限期恢復。
第2篇 某某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
1.用戶檔案的管理工作由服務中心文員負責。
2.服務中心文員每天將當天的用戶資料、往來文件按房號整理歸檔。
3.大廈用戶資料按房號一戶一檔建立,以樓層為序,統一存放在客戶資料文件柜內。
4.用戶檔案內存放現有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內。
5.每個用戶檔案的排列順序為:按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:
a.用戶來函、復函
b.非辦公時間加班申請
c.公司水牌制作申請
d.電話開通通知單(電話開通通知單;電話分機租用申請表等)
e.室內安全及物品放行(關于下班后鎖好房門的通知;用戶室內物品放行協議書;大門封板申請;破鎖申請等)
f.租戶資料(業(yè)主授權書;租戶承諾書;用戶資料;租賃合同復印件;營業(yè)執(zhí)照副本復印件;公司負責人身份證復印件;關于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責任人任命書;關于確定防火責任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內設施檢驗記錄表)
g.裝修資料(用戶室內裝修申請;大門密碼鎖安裝批準書;用戶室內設施日常巡檢記錄;用戶室內裝修整改通知書;用戶室內裝修竣工驗收申請;貨梯使用申請表;臨時出入證辦證表等)
h.業(yè)主資料(業(yè)主資料作為永久性文件保存于用戶檔案內。收樓證明書;業(yè)主身份證復印件或營業(yè)執(zhí)照副本復印件等)
i.用戶遷出(用戶變動通知;用戶遷出的通知;業(yè)主同意租戶搬離通知書;安檢資料;遷出用戶調查問卷等)
j.其他資料
6.用戶檔案的標簽須與檔案內現用戶的公司名稱吻合。
7.服務中心文員每月根據業(yè)主、租戶的聯系途徑、聯系人等變更情況,及時更新檔案內用戶資料。
第3篇 物業(yè)管理公司用戶投訴處理規(guī)程
物業(yè)管理公司用戶投訴處理規(guī)程
一、目 的
規(guī)范用戶對各項服務質量投訴處理工作,確保用戶的各類投訴能夠得到及時、有效、合理的解決。
二、范 圍
適用于用戶針對公司各項服務工作的有效投訴處理的管理與控制。
三、職 責
1、接待人員負責接待和詳細記錄相關的投訴記錄;
2、品質部經理及部門經理負責輕微、一般投訴處理與跟蹤驗證;
3、總經理負責重大投訴事件處理。
四、工作程序
1、接待規(guī)程
①接待投訴時,接待人員應熱情耐心,注意傾聽用戶投訴的內容并在《用戶投訴記錄表》內進行登記:
a)投訴事件的發(fā)生時間、地點;
b)被投訴人或被投訴部門;
c)投訴事件的發(fā)生經過(簡單明了);
d)住戶的要求;
e)用戶的聯系方式、方法。
要適時地與顧客進行交流,重述投訴內容,請投訴人確認。嚴禁與用戶進行辯論、爭吵,由于公司服務造成的投訴應代表被投訴部門對用戶表示歉意;由于公司未提供的服務或不能做到的事情而引起的投訴,接待人員應對用戶進行耐心解釋。具體處理辦法:
a、口頭投訴:接待人員應迅速將用戶投訴內容記錄在《用戶投訴記錄表》上,與其講明服務中心的態(tài)度,請住戶先回去,并及時將處理結果通知住戶;
b、書面投訴:接待人員應將其投訴資料收好,與其講明服務中心的態(tài)度,請住戶先回去,并及時將處理結果通知用戶,同時做好《用戶投訴記錄表》的登記工作,投訴資料應附在表后。
c、對暫時不能解決的問題、不屬于服務范疇的問題也應給予合理的回復。
②根據投訴的內容,接待人員應將投訴問題及時向部門經理匯報,轉交所做記錄的《用戶投訴記錄表》。
③部門經理接到《用戶投訴記錄表》后,判斷投訴是否有效。有效投訴應對投訴的問題進行全面了解,對能解決的問題應立即采取補救措施,并通知被投訴班組相關責任人員。
④被投訴班組或相關責任人員接到的投訴通知后,應立即與用戶聯系,并首先向用戶道歉。
⑤投訴問題處理完畢后,將結果在《用戶投訴記錄表》上做好記錄,并妥善保存。
2、回訪
各部門接到的所有投訴處理完畢后,該部門主管須于三日內進行跟蹤回訪,并在 《用戶投訴記錄表》跟蹤驗證一欄中詳細注明回訪的時間、方式、被回訪人姓名及用戶意見(如遇特殊情況不能及時回訪用戶時,應注明原因)。
第4篇 某物業(yè)管理中心用戶回訪工作規(guī)程
物業(yè)管理中心用戶回訪工作規(guī)程
1、目的
規(guī)范用戶回訪形式,及時征求用戶意見和建議,以利管理服務工作的改進.
2、回訪形式
2.1上門回訪
2.2電話回訪
3、管理處應對下列三類工作進行回訪
3.1對業(yè)主意見征詢的回訪:
按規(guī)定進行發(fā)放、回收、回訪。
3.2對投訴的回訪:
日常工作中接待的投訴、上級單位轉呈的投訴等。
3.3對意見、建議的回訪:
3.3.1管理員在日常巡視中收集的用戶意見、建議。
3.3.2管理處接待過的業(yè)主(用戶)的意見、建議。
3.4向業(yè)主(用戶)提供維修服務的回訪。
維修質量的回訪,每月重大維修上門回訪、一般維修由管理員進行電話回訪,將回訪情況錄入回訪記錄中,報修維修滿意率98%。
4、回訪工作的要求
4.1責任人:管理處主任和管理員。
4.2上門回訪必須有業(yè)主(用戶)的簽名,電話回訪不作此項要求,但在回訪記錄表中寫明電話回訪。
4.3管理處主任對管理員的回訪工作進行檢查并簽署意見。
4.4對回訪中,業(yè)主(用戶)又重新提出的意見、建議或投訴等:
4.4.1不能當即解釋清楚或暫時無法作出明確答復的,應告知預約時間回復;
4.4.2對需要進行第二次回訪的必須進行第二次、第三次甚至更多次的回訪,在第
二次以后的不屬于第三類投訴的回訪可采用電話回訪形式。
4.4.3對業(yè)主(用戶)反映的問題做到件件有著落,事事有回音,回訪處理率達100%。
4.4.4對同一問題多次投訴(指投訴人向不同部門投訴),應作一次記錄。
5、回訪頻率
5.1對業(yè)主意見征詢和投訴的回訪處理率96%。
5.2意見、建議的回訪率,管理處可根據需要進行。
相關質量記錄:
1.《回訪記錄表》 zc-19/b02
第5篇 某大廈用戶投訴管理規(guī)程
大廈用戶投訴管理規(guī)程
(一)用戶投訴處理原則
當用戶來電或上門投訴時,須堅持五清楚,一報告的處理原則。
1.聽清楚
在接待用戶投訴時,應耐心聽用戶講完,聽清用戶投訴的內容。不得打斷用戶說話,更不能急于表態(tài)。
2.問清楚
待用戶講過錯后,要進一步問清有關情況。切忌與用戶正面辯駁,應客觀冷靜地引導用戶敘述清楚實際情況。
3.跟清楚
受理用戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決并回復用戶為止。對不能解決的投訴,應婉轉地向用戶講清楚,并確定下次回復的時間。
4.復清楚
對用戶的投訴在充分了解有關情況后,應及時把處理的過程及結果清楚地回復用戶,以表明用戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。
5.記清楚
處理用戶投訴后,應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于用戶意見受理表內,由用戶加蓋意見后收回存檔。
6.報告
重大投訴,必須馬上報告部門主管或公司領導。
(二)用戶投訴處理程序
1.一般性投訴
當接到一般性投訴時,將情況記錄在用戶意見受理表后,向有關職能部門反映,并立即將情況回復用戶。
通過管理部處理的一般性投訴有:
(1)大廈內裝修噪音滋擾他人辦公;
(2)茶水間、廁所等公共設施使用出現故障和問題;
(3)用戶室人電器故障及各類設施需要維修;
(4)用戶郵件報紙遺失或欠收;
(5)大廈公共區(qū)域環(huán)境清潔衛(wèi)生及園卉花木問題;
(6)大廈鼠蟲害防治問題;
(7)涉及管理公司所提供各類服務的問題。
2.重大投訴
遇到重大投訴,超出部門處理權限,須將投訴事項移交公司領導處理,向投訴用戶解釋原因,并確定回復時間。
3.書面投訴
對用戶的書面投訴,要在公司收文登記簿上登記后呈公司領導,按投訴性質一般以書面回復用戶。
4.投訴匯總
每月對投訴進行一次匯總,記錄在用戶意見受理表上,并根據用戶投訴情況,進行用戶回訪。
第6篇 某大廈用戶室內裝修管理工作規(guī)程
大廈用戶室內裝修管理工作規(guī)程
用戶室內裝修,從申請裝修到驗收合格,與管理公司服務中心、工程部、管理部、保安部和財務部的工作都有關系。各部門的職責和辦理手續(xù)如下:
(一)工作職責
1.服務中心:
(1)負責受理用戶裝修申請。
(2)檢查用戶的裝修資格及裝修申報材料。
(3)填寫《用戶室內裝修批準書》,通知用戶交納裝修費用。
(4)批準用戶裝修加班申請;審批用戶使用專用貨梯搬運裝修材料;批準用戶大件物品放行等。
2.工程部:
(1)負責對用戶房間作裝修前的設備、設施安全檢查,并封閉室內進出風口。
(2)負責審批裝修圖紙、核定裝修費用,填寫《用戶室內裝修申請書》內的裝修收費。
(3)審批涉及較大工程改動的用戶裝修項目。
(4)負責定期巡檢裝修單位,確保裝修按圖施工,并符合安全要求;巡檢期間,如發(fā)現嚴重的違規(guī)裝修,及時向管理公司報告,并提出處理意見。
(5)審批施工單位的臨時用電申請,并核定收費。
(6)與保安部共同審批裝修單位動火申請。
(7)裝修完畢后,負責對裝修單位進行驗收或二次驗收,直到驗收合格。
(8)驗收合格后,在《用戶室內裝修工程竣工驗收申請書》上簽批意見,交財務部安排退因裝修保證金。
(9)開啟用戶室內進出風口封條。
3.保安部
(1)負責檢查裝修單元的滅火器配備和使用情況。
(2)負責定期巡檢裝修單位,巡檢期間如發(fā)現嚴重的違規(guī)裝修,及時向管理公司報告,并提出處理意見。
(3)與工程部共同審批裝修單位動火申請。
4.管理部
(1)負責處理因用戶室內裝修引致的各類投訴,保證裝修不滋擾其他用戶的正常辦公。
(2)協助保安部、工程部巡檢裝修單位,如發(fā)現嚴重的違規(guī)裝修,及時向管理公司報告,并提出處理意見。
5.財務部
(1)根據《用戶室內裝修申請書》向用戶收取裝修保證金等費用。
(2)根據《用戶室內裝修申請書》于裝修驗收合格后的2個工作日內為用戶辦理裝修保證金退款手續(xù)。
(二)具體操作過程
1.裝修申請的受理及資格的審核:
(1)服務中心受理用戶室內裝修申請。
由服務中心審核用戶裝修資格(包括驗證用戶身份),經確認為大廈用戶,其管理費已按規(guī)定繳付,承租資料齊備后,提供《用戶室內裝修申請書》給用戶。
(2)用戶按要求填寫《用戶室內裝修申請書》、《用戶室內裝修驗收合格方可遷入辦公的承諾書》及《裝修圖紙審查表》,連同一式三份有詳細施工說明的裝修圖紙(平面布置圖按1:100比例),交管理公司,并做出遵守裝修規(guī)定的承諾。
裝修圖紙內容應至少包括:
照明系統圖
天花平面布置圖(燈具、送回風口、煙感、噴淋等設備在同一張圖上表示其位置);
照明平面布置圖
插座平面布置圖
風管平面布置圖
煙感平面布置圖
裝修間隔平面圖
(3)服務中心向用戶簡述室內裝修的程序及規(guī)定,發(fā)給橫用戶《用戶室內裝修規(guī)定》。
2.裝修審批:
(1)服務中心將《申請書》、裝修圖紙原件及《大門密碼鎖安裝批準書》(如需安裝)交工程部審查。
(2)工程部對用戶房間進行裝修前的設備、設施安全檢查,并封閉室內進出風口。如檢查不符合安全、用電等規(guī)定或存在工程遺留問題,工程部將具體內容記錄在《用戶室內設施檢驗記錄表》上,交服務中心。服務中心根據《記錄表》內容分別發(fā)《用戶室內工程遺留問題通知書》給業(yè)主和用戶,要求業(yè)主解決存在的問題,并將《申請書》及裝修圖紙退回用戶。
(3)檢查符合規(guī)定的,工程部于3個工作日內批復裝修申請,連同《用戶室內裝修申請書》及一式兩份《大門密碼鎖安裝批準書》(如需安裝)交服務中心。
(4)服務中心以公司名義發(fā)《關于貴單位室內裝修工程申請的批復》給用戶,并電話通知用戶交納有關裝修費用。
3.裝修收費及有關手續(xù)辦理
財務部向用戶收取裝修保證金、裝修垃圾清運費、施工人員出入證押金等。
繳費后,服務中心為施工人員辦理出入證,并將《用戶室內裝修批準書》與《用戶室內裝修違約記錄》復印在a3紙上交給用戶。裝修期間,用戶須將《用戶室內裝修批準書》及《非辦公時間加班申請表》(如需在非辦公時間內加班)張貼于用戶大門室內玻璃面上(《批準書》一面朝向走廊,《裝修違約記錄》一面朝向室內),以便管理公司核檢。
服務中心填寫《裝修通知》交管理部派發(fā)給裝修單位相鄰房間,并將《用戶室內裝修批準書》復印件抄送保安部、管理部存檔。
施工現場需配備一定數量的滅火器。施工單位可以自行購買或向管理公司租借。
4.裝修過程的監(jiān)管:
(1)工程部負責監(jiān)督用戶按圖施工,保證裝修單位在裝修過程中不違反《用戶室內裝修規(guī)定》,并將日常檢查情況記錄在《用戶室內設施檢驗記錄表》上,如發(fā)現違規(guī)裝修,及時記錄在表上,交用戶簽名確認后存檔。
(2)管理部每天對裝修單位進行巡檢,確保裝修不影響其他用戶正常辦公,不損壞和污染公共設施和公共地方,并將日常檢查情況記錄在《用戶室內裝修巡檢記錄表》上。
(3)保安部負責檢查用戶室內滅火器的配備和使用情況、施工人員佩戴施工證情況、裝修施工是否違反消防安全條例、是否辦理非辦公時間加班裝修申請等。
(4)工程部、管理部和保安部在巡查期間發(fā)現裝修單位初次違反《用戶室內裝修規(guī)定》,應及時加以制止并口頭警告要求其糾正,同時在大門上的《用戶室內裝修違約記錄》內記錄第一次口頭警告的時間、巡查人,要求裝修公司簽名確認。裝修單位若屢次不聽勸告,管理部將向用戶發(fā)出《用戶室內裝修違約單》,對情節(jié)嚴重者,通知服務中心發(fā)給用戶《關于貴單位違反裝修規(guī)定的最后警告書》。如違規(guī)現象仍然存在,其他用戶投訴不斷,管理部將會同保安部對裝修單位停電或清場,直至裝修單位承認錯誤,保證遵守裝修規(guī)定,方可讓其重新進場施工。
(5)裝修過程中用戶須動火作業(yè)的,應到服務中心申請,經工程部、保安部審批后方可動火。動火時須接受工程部、保安部監(jiān)督指導。施工單位需有動火負責人在現場監(jiān)管。
(6)裝修過程中用戶需臨時用電的,應到服務中心申請,經工程部審核定價、財務
部收費后,由工程部提供臨時用電。
5.裝修驗收
用戶室內裝修完畢后于七個工作日到服務中心辦理驗收手續(xù),并填寫《用戶室內裝修工程竣工驗收申請書》,提交一式三份竣工圖紙、裝修中所用材料、設備發(fā)票復印件、裝修保證金收據復印件。
服務中心將《申請書》和竣工圖紙交工程部,工程部于3個工作日內到用戶室內驗收,驗收結果填寫在《用戶室內設施檢驗記錄表》內。若驗收不合格,服務中心發(fā)《用戶室內裝修整改通知書》給用戶,要求在限期內整改。如驗收合格,服務中心向用戶發(fā)出《室內裝修工程峻工驗收合格通知書》;工程部負責開啟室內進出風口封條;財務部于2個工作日內把裝修保證金退還用戶。用戶到服務中心辦理施工出入證的退證退款手續(xù)。
(三)操作流程圖
用戶室內裝修申請流程圖(圖1-8)
用戶室內裝修驗收流程圖(圖1-9)
(四)記錄
《用戶室內裝修申請書》(表1-17)
《關于用戶室內裝修驗收合格方可遷入辦公的規(guī)定》(表1-18)
《裝修圖紙審查表》(表1-19)
《用戶室內設施檢驗記錄表》(見表1-3)
《用戶室內工程遺留問題通知書》(用戶) (表1-20)
《用戶室內工程遺留問題通知書》(業(yè)主) (表1-21)
《用戶室內裝修批準書》 (表1-22)
《大門密碼鎖安裝批準書》(表1-23)
《裝修通知》 (表1-24)
《用戶室內裝修工程竣工驗收申請書》(表1-25)
第7篇 某物業(yè)項目用戶檔案管理規(guī)程
物業(yè)項目用戶檔案管理規(guī)程
1目的
規(guī)范用戶檔案的保管與跟蹤工作。
2適用范圍
適用于管理中心用戶檔案的保管與跟蹤。
3職責
3.1物業(yè)助理負責監(jiān)控用戶檔案保管與跟蹤工作。
3.2物業(yè)管理員負責依照本規(guī)程具體實施用戶檔案的建立、保管與跟蹤。
4工作流程
4.1建立《用戶檔案》,其內容包括:
4.1.1《入伙通知書》;
4.1.2購房合同;
4.1.3《用戶檔案資料表》(用戶營業(yè)執(zhí)照的復印件張貼于表后面);
4.1.4經用戶簽署后的《委托物業(yè)管理服務協議》;
4.1.5經用戶簽署后的《用戶公約》;
4.1.6經用戶簽署后的《裝修管理責任書》;
4.1.7《房屋交付驗收表》;
4.1.8《裝修申報表》、相關圖紙及裝修單位資料;
4.1.9《委托銀行代收費協議書》;
4.1.10《違章處理通知書》及處理結果資料;
4.1.11各類申請電話、有線電視、管道燃氣等開通的申請書等其他應保存的資料。
4.2檔案盒的制作
4.2.1根據檔案盒的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標簽貼紙上打印出不同字號的檔案類別名稱,其格式一般是由文檔名稱、組織機構、編號、棟號樓層號房號等幾部分組成,表達式如下:
×××-××-×××
以yk大廈為例:cpm-avic-001
cpm:__物業(yè)管理有限公司
avic:--園管理中心
001:編號001
標簽效果圖如右所示:
4.2.3將制作好的檔案標簽紙貼在檔案盒左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3用戶檔案的建立
4.3.1準備適量的 26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標簽貼紙貼在檔案袋封面上。
4.3.3將用戶的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.3.4將各用戶的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。
4.3.5按檔案盒內的各用戶的檔案排列順序,將檔案有關內容登記在《用戶檔案》內。其內容包括:序號、用戶姓名、棟號房號、聯系電話、檔案編號、入住時間、備注等欄目。
4.4用戶檔案的跟蹤
4.4.1當發(fā)生下列情況變化時,物業(yè)管理員應將變化情況記錄在《用戶檔案》中:
a.通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時;
b.用戶產權發(fā)生更替時;
c.住房使用人發(fā)生變化時。
4.4.2《用戶檔案》跟蹤管理,由事務管理員每季度進行一次用戶情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他費用一個月以上的用戶,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
4.5《用戶檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理中心經理批準,經行政部資料檔案員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.6《用戶檔案》應永久保存。
4.7將各用戶資料輸入電腦進行無紙化管理。
4.8本規(guī)程執(zhí)行情況作為行政部資料檔案員績效考評的依據之一。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《管理處文件、資料管理規(guī)程》
5.2《入伙登記冊》
